Numeracje i indeksy

Żeby rozpocząć księgowanie musimy jeszcze dokonać zmian lub dodać ustawienia w opcjach programu a w szczególności dotyczy to opcji numeracje i indeksy.Wchodzimy w Ustawienia -> Numeracje i indeksy i schodzimy kursorem na sam dół, do sekcji Numeracje dokumentów księgowych.

W tym miejscu ustawiamy sposób numeracji dokumentów księgowych, szczegółowe zasady ustalania numeru i konstrukcji numeracji są opisane w rozdziale o ustawieniach. Ze względu na to, iż istnieje wiele rodzajów numeracji i sposobów oznaczania dokumentów numeracje te należy wykonać samemu.

1. Rodzaj dokumentu księgowego,Uwaga: nie musimy tworzyć numeracji dla każdego z rodzajów dokumentów wymienionych poniżej. Powinniśmy zastosować co najmniej dwa rodzaj dokumentów “polecenie księgowania” i “bilans otwarcia”. Jednakże aby łatwiej zarządzać dokumentami zaleca się utworzyć choć kilka z niżej wymienionych. 
   

1. Dowolny - czyli numeracja będzie stosowana dla wszystkich dokumentów księgowych generowanych w systemie.
2. Polecenie księgowania (PK) - utworzymy numerację dokumentów PK.
3. Bilans otwarcia - stworzymy numerację dla dokumentów BO.
4. Sprzedaż.
5. Zakup.
6. Kasa.
7. Bank.
8. Magazyn.
9. Środek trwały.
10. Kompensata.
11. Różnice kursowe
2. Wyrażenie - po rodzaju dokumentu wprowadzamy konstrukcję numeru dokumentu. W tym miejscu należy się zastanowić jaki sposób numeracji wybrać. System jest bardzo elastyczny w tym elemencie i oferuje bardzo wiele wariantów ustalenia numeru. Szczegóły zawiera rozdział o Ustawieniach. Dla naszego przykładu zastosujemy jeden z najczęściej wybieranych schematów numeracji pokazującej w numerze rodzaj dokumentu - PK, rok dla jakiego sporządzamy dokument - 2018, miesiąc jakiego dotyczy dokument, oraz zastosujemy liczenie numer w sekwencji miesięcznej, czyli numeracja będzie liczona od 0 co miesiąc. Z tych ustawień wyszła formuła, którą wpisujemy w polu wyrażenie:PK/[rok]/[miesiac:zera=2]/[sekwencja_miesiac:zera=2]
3. Aktywna - checkbox aktywna pokazuje nam, czy dana seria numeracji będzie widoczna na liście dokumentów księgowych podczas dodawania dokumentu, czy nie.
4. Przykładowy numer - pole to jest wyliczane i na bieżąco pokazuje w jaki sposób wprowadzane ustawienia w polu wyrażenie kształtują numer.

1. Analogicznie postępujemy dla kolejnych typów dokumentów. Poniżej przykład listy z dwoma rodzajami dokumentów:

1. Na liście widzimy trzy rodzaje dokumentów księgowych:

1. z prawej strony pojawił się przycisk Opcje, który umożliwia:
   1. edycję - poprawienie danych numeracji,
   2. usunięcie numeracji,
   3. kopiuj do nowego - skopiowanie poprzedniej numeracji i na jej podstawie utworzenie nowej.
2. w tabeli w polu Rodzaj dokumentu mamy zgodnie z wcześniejszym opisem nazwę rodzaju dokumentu lub “dowolne” oznaczenie - to powoduje, że jak przy wprowadzaniu dokumentu księgowego wybierzemy typ dokumentu np. sprzedaż, to numeracje możliwe do wyboru będą to numeracje SP i numeracja PK (nie będzie możliwa do wyboru numeracja BO bo ona pojawi się tylko przy rodzaju dokumentu BO).
3. Ważna jest także kolejność na tej liście bo w takiej kolejności numeracje będą się pojawiać na listach do wyboru.