Kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu?

Kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu?

Zdarza się, że przedsiębiorca, który nie otrzymał zapłaty za wykonaną pracę pyta księgową: czy faktura już się nie przedawniła. W rzeczywistości sama faktura nie może się przedawnić. Nie oznacza to jednak, że za kilka, kilkanaście lat będziemy mogli skutecznie domagać się za nią zapłaty. Kluczowe w tym przypadku jest tzw. roszczenie. Ono bowiem może się przedawnić.

Zacznijmy od podstawowych definicji. Faktura to dokument, który potwierdza transakcję, umowę. Zawiera szczegółowe dane na ich temat, a jej obowiązkowe elementy są dokładnie opisane. Jednak wśród nich nie ma jakiejkolwiek daty ważności faktury. Jest za to data m.in. wystawienia i data płatności. Ta z kolei nie jest definiowana, a może wynikać na przykład z ustaleń między kontrahentami. Najpopularniejsze są terminy dwutygodniowe, ale wystawiając fakturę możemy wybrać również inne daty. Faktura jest też podstawą na przykład do zwrotu VAT, ale też zapłaty za towar lub usługę. To na jej podstawie możemy domagać się od naszego kontrahenta pieniędzy – oczywiście w terminie wskazanym na fakturze. I właśnie to żądanie, czyli roszczenie, może się przedawnić. A kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu? Same faktury – nigdy. Ale oczywiście zwrot ten funkcjonuje w języku potocznym i jest traktowany jako tożsamy z roszczeniem.

Przedawnione faktury

Walka o zapłatę za fakturę w terminie to niestety codzienność wielu przedsiębiorców. To jedna z najgorszych stron prowadzenia własnej działalności. Niestety wykonanie usługi albo dostarczenie towaru nie jest jednoznaczne z otrzymaniem zapłaty. Zdarza się, że oczekiwanie na należne pieniądze trwa na tyle długo, że firma może nawet stanąć na granicy upadku. Jeśli pracujemy dla jednego kontrahenta, ten nagle przestaje płacić, a nie udaje się znaleźć innego, to może się okazać, że po kilku miesiącach będziemy musieli zastanowić się nad sensem dalszego prowadzenia firmy. To oczywiście jeden z minusów, który może być decydujący przy rozważaniu propozycji zmiany etatu na jednoosobową działalność gospodarczą.

Warto przy okazji wspomnieć, że wielu przedsiębiorców płaci faktury z opóźnieniem nie ze względu na złą wolę ale po prostu zapominając o terminach. Oczywiście modelowa sytuacja to taka, w której księgowa przypomina, że na przykład do jutra trzeba zapłacić za daną fakturę, bo mija wskazany na niej termin. Jednak jeśli przedsiębiorca korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego, a takie sytuacje są coraz popularniejsze, kontakt z księgową jest na pewno rzadszy. Poza tym, jeśli biuro obsługuje kilkadziesiąt firm, a każda wystawia kilkadziesiąt faktur, to trudno wymagać, aby księgowe pilnowały wszystkich wskazanych w nich terminów.

Automatyczna windykacja – ustawianie powiadomień

Na szczęście przedsiębiorca nie musi dokładnie pamiętać, kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu – mówiąc precyzyjnie chodzi o terminy płatności, ale pozostańmy już przy tym potocznym sformułowaniu. Pomocne w tym przypadku mogą być nowoczesne programy do księgowości. Posiadają one m.in. rozwiązania tzw. automatycznej windykacji. Nie chodzi tu jednak o windykację, jaka od razu może nam się kojarzyć na przykład z działaniami komorniczymi. Przedsiębiorca wystawiając fakturę może po prostu ustawić powiadomienia, które będą wysyłane do kontrahenta. Co więcej – może sam je sformułować przypominając o upływającym terminie, ewentualnie bardziej lub mniej delikatnie nalegać na zapłacenie przeterminowanego zobowiązania. Taka windykacja może być traktowana bardziej jako przypominanie, niż jako dochodzenie swoich praw. To szczególnie popularne rozwiązanie w programach, które działają online.

Co zrobić kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu

Przedawnienie faktury, jak liczyć?

Może się jednak okazać, że mimo przypominania, wypominania, proszenia, naciskania itd. faktura pozostanie niezapłacona dawno po wskazanym na niej terminie. Oczywiście przedsiębiorca może dochodzić swoich praw do należnej zapłaty. Mowa o tzw. roszczeniach majątkowych. O nich z kolei mówi już nie prawo podatkowe, a Kodeks Cywilny. Dlatego myśląc o odzyskaniu pieniędzy kluczowe nie jest pytanie kiedy faktury VAT ulegają przedawnieniu, ale kiedy wspomniane przedawnienie może dotyczyć roszczeń. 9 lipca 2018 roku weszły w życie nowelizacje Kodeksu Cywilnego dotyczące m.in. terminów przedawnienia i wprowadzające nowe zasady dochodzenia roszczeń. Ogólny termin przedawnienia został skrócony z 10 do 6 lat. Z kolei termin dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej nie zmienił się – pozostał na poziomie trzech lat. Zmienił się za to również moment przedawnienia – do tej pory upływał w dniu po upływie odpowiedniej liczby lat. Teraz z kolei przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego – wyłączone z tej zasady są tylko przedawnienia, których termin jest krótszy niż dwa lata.

Na pewno jednak, decydując się na dochodzenie roszczeń majątkowych warto zwrócić się o pomoc do prawnika. Niuansów związanych z terminami w zależności od na przykład branży jest dużo więcej i tylko profesjonalna pomoc pozwoli na uniknięcie błędów formalnych, które już na początku mogą przekreślić skuteczne dochodzenie roszczeń.

Aktualności

Porady NIP na paragonie – sprawdź zmiany

Od 1 stycznia 2020 roku otrzymamy fakturę na podstawie paragonu tylko jeśli na tym paragonie znajdzie się wcześniej nasz NIP. To efekt zmian ustawy o podatku od towarów i usług.

6 Wrzesień 2019

Porady Biała lista i prywatne konta przedsiębiorców

Wszystko wskazuje na to, że część przedsiębiorców może być zmuszona do założenia nowych kont. To efekt białej listy podatników VAT, która zacznie obowiązywać 1 września. Na liście mają się znaleźć m.in. aktualne konta podmiotów płacących VAT. Jednak nie będzie tam kont prywatnych, a te z kolei są wykorzystywane przez wielu przedsiębiorców.

3 Wrzesień 2019