Zgodnie z przepisami pod sprawozdaniem finansowym muszą znaleźć się odpowiednie podpisy – wśród nich bardzo ważny jest podpis księgowej. Nie oznacza to jednak, że podpisanie sprawozdania jest dla niej obowiązkowe. Są sytuacje, w których może tego domówić.
Zacznijmy od podstawowego wyjaśnienia dotyczącego samego sprawozdania. Od 1 października 2018 roku honorowane są tylko e-sprawozdania finansowe. Inne nie będą ważne niezależnie od tego, czy będą właściwie wypełnione i podpisane. Jednak zmieniła się właściwie tylko forma przekazania sprawozdania. Jeśli chodzi o zasady związane z wypełnianiem i podpisywaniem, obowiązują takie jak dotychczas (reguluje je ustawa o rachunkowości).
Czy podpis księgowej jest ważny?
Zanim zastanowimy się, kiedy księgowy może odmówić podpisania sprawozdania finansowego, pozostańmy na chwilę przy formalnych wymogach dotyczących samego dokumentu.
E-sprawozdanie finansowe, muszą sporządzać wszystkie jednostki, które prowadzą pełną księgowość. Musi być ono odpowiednio podpisane, co dokładnie określa ustawa. Po pierwsze e-sprawozdanie finansowe musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – tak mówi ustawa, ale chodzi oczywiście o księgową, także jeśli korzystamy z outsourcingu usług księgowych. Co więcej, jak się okazuje to właśnie ten podpis jest decydujący w przypadku rozpatrywania np. terminowości złożenia sprawozdania. Mówiąc wprost – data podpisu księgowej oznacza datę złożenia sprawozdania. Jeśli więc księgowa podpisze sprawozdanie na przykład 25 marca, jeden wiceprezes 27 marca, drugi 29, a prezes zrobił to już 15 marca, to zgodnie z prawem sprawozdanie finansowe spółki zostanie, a właściwie zostało złożone 25 marca.
Od razu wyjaśnijmy, bo pojawiły się tutaj dodatkowe osoby – zgodnie z ustawą sprawozdanie musi podpisać księgowa, ale też kierownik jednostki (to terminologia ustawy o rachunkowości), czyli cały zarząd, a nie tylko prezes. Warto wspomnieć, że w przypadku e-sprawozdania finansowego nie ma możliwości, aby pozostali członkowie zarządu upoważnili jednego z nich, na przykład prezesa, do podpisania sprawozdania. Pod dokumentem, żeby spełniał wymogi ustawy, muszą się znaleźć oryginalne podpisy wszystkich członków zarządu. Dodajmy jeszcze, że jeśli chodzi o podpis to mowa w tym przypadku o kwalifikowanym podpisie elektronicznym lub podpisie zaufanym, który nazywany jest także „podpisem przez ePUAP”.
Księgowa jednak nie podpisze…
Jak widać, ustawa o rachunkowości bardzo dużą wagę przykłada do podpisu księgowej, czy też żeby być precyzyjnym i jak można przeczytać w samej ustawie: „osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych”. Jednocześnie w ustawie znalazło się zastrzeżenie o możliwości odmowy podpisu sprawozdania. Dokładnie reguluje to art. 52 ust. 2 ustawy.:
Art. 52. 2. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Tyle ustawa. Jak widać nie poświęca zbyt wiele miejsca na dokładny opis albo ewentualne warunki odmowy złożenia podpisu. Warunek właściwie jest jeden – jeśli księgowa (albo inna z wymaganych osób) uzna, że nie może poświadczyć informacji, które znalazły się w sprawozdaniu i odmówi złożenia podpisu, musi to wytłumaczyć na piśmie, a to z kolei dołączyć do sprawozdania.
Warto dodać, że nawet jeśli pod sprawozdaniem zabraknie podpisu księgowej, ale jako załącznik zostanie dodane pismo, w którym zainteresowana wyjaśni powody swojej decyzji, nie będzie to wpływać na ocenę jakości i poprawności sprawozdania finansowego.
Kiedy księgowy może odmówić podpisania sprawozdania finansowego
Najczęściej podobna sytuacja ma miejsce, kiedy na przykład w trakcie roku obrachunkowego zmieniła się księgowa prowadząca rachunki danej firmy, a nowa osoba nie chce brać odpowiedzialności za prowadzone do tej pory księgi. Przedsiębiorca nie jest przecież skazany na jedną księgową od początku do końca prowadzonej działalności. Może zmienić osobę, która prowadzi księgi jego firmy w każdej chwili. Z drugiej strony nowa księgowa może mieć po prostu zbyt mało czasu, aby zapoznać się ze wszystkimi rozliczeniami albo mieć poważne zastrzeżenia dotyczące zapisów, które znalazły się w księgach. Może na przykład uważać, że niektóre operacje mają znamiona kreatywnej księgowości i nie chce brać za nie odpowiedzialności składając podpis pod sprawozdaniem finansowym. Przypominamy – musi to jednak wytłumaczyć w specjalnym piśmie dołączonym do sprawozdania. Jeśli takiego dokumentu zabraknie, a pod samym sprawozdaniem nie będzie podpisu księgowej, sprawozdanie finansowe będzie nieważne.