Jak wybrać program do prowadzenia KPiR za darmo

Jak wybrać program do prowadzenia KPiR za darmo

Rynek oprogramowania księgowego cały czas się rozwija. Coraz częściej pojawiają się też programy darmowe. Warto jednak wiedzieć na co zwrócić uwagę, aby narzędzie, które wybierzemy rzeczywiście nam służyło, a także aby rzeczywiście było bezpłatne.

Jeszcze do niedawna wydawało się, że rynek programów księgowych jest zdominowany przez dużych graczy, którzy są na nim od wielu lat. W ostatnich latach jednak pojawiło się wiele programów, które coraz śmielej konkurują z popularnymi narzędziami. Oczywiście od razu pojawiły się też wątpliwości – czy takie programy przetrwają, czy są rzeczywiście tak atrakcyjne i w końcu jak to możliwe, że są tak tanie.

Wątpliwości dotyczących tego jak wybrać program do prowadzenia KPiR za darmo, każdy księgowy, który stoi przed takim wyborem, ma oczywiście dużo więcej. Nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na wszystkie – najlepszą metodą jest przetestowanie wyselekcjonowanych programów i na tej podstawie podjęcie decyzji. Możemy jednak podpowiedzieć podstawowe kryteria, którymi warto kierować się wybierając program do prowadzenia KPiR za darmo.

Najważniejsze są przepisy

Zgodność z aktualnymi przepisami to podstawa. Wydaje się, że producent każdego oprogramowania jest tego świadomy i nie udostępni na rynku wersji, która nie zawiera aktualnych zmian. Chodzi o tak – wydawałoby się – banalne rzeczy jak na przykład to, jak powinna wyglądać faktura ale także o dużo bardziej skomplikowane wzory pism i dokumentów, jakich wymagają urzędy. Oczywiście programy muszą być także dostosowywane do zmian, jakie wprowadzane są w ciągu roku. To podstawowa rzecz, kiedy wybieramy program do prowadzenia KPiR za darmo.

Oczywiście każdy producent oprogramowania zapewnia, że narzędzie, które oferuje jest aktualne i dostosowane do obowiązujących przepisów. Warto jednak zwrócić uwagę na jedno – przywykliśmy już do tego, że jeśli komputer albo smartfon, których używamy, potrzebują nowej wersji to same je wykrywają, informują nas o dostępności takiego rozwiązania i po prostu pobierają uaktualnienie. W przypadku programów księgowych sytuacja jest inna.

Aktualizacje bez problemów

Program do KPiR online

Wiele z nich działa w oparciu o system, który zainstalowany jest na dysku twardym komputera, ewentualnie osobnym serwerze w danym biurze. To z kolei powoduje, że wprowadzenie zmian albo zainstalowanie uaktualnionej wersji wymaga zaproszenia pracownika, który po prostu zapisze zmiany w systemie. Warto o tym pamiętać, kiedy wybieramy program do prowadzenia KPiR za darmo, bo może się to wiązać z dodatkowymi kosztami. Podobna sytuacja jest w przypadku programów do wystawiania faktur, z których korzystają przedsiębiorcy.

Dlatego też bardzo ważne jest aby wybierając program do prowadzenia KPiR za darmo dokładnie sprawdzić, czy aktualizacje są dodatkowo płatne. W niektórych przypadkach może to być nawet kilkaset złotych za aktualizację.

Jednak czynnikiem, który najbardziej wpływa na koszty utrzymania biura jest nie tylko oprogramowanie, ale przede wszystkim niezbędny dla tego oprogramowania sprzęt. Chodzi nie tylko o komputery wyposażone w odpowiednio pojemne dyski twarde, ale nawet serwery, które muszą posiadać biura rachunkowe. Może się bowiem okazać, że program, który zainstalujemy potrzebuje odpowiednio dużo miejsca do gromadzenia danych. Utrzymanie takiej infrastruktury jest niezwykle kosztowne. Warto więc wybrać program do prowadzenia KPiR za darmo działający w oparciu o usługi on line. Dzięki temu dane będą przechowywane w chmurze, co pozwoli nam ograniczyć koszty. Aktualizacje w tym przypadku będą wprowadzane automatycznie. Dodatkowo technologia on line zagwarantuje nam najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo i dokumenty na czas

Programy w chmurze działają bowiem na tej samej zasadzie co bankowość elektroniczna. Przechowując pieniądze w banku możemy być pewni, że są one odpowiednio zabezpieczone – dokładnie tak samo jest z dokumentami księgowymi. Jednak wybierając program do prowadzenia KPiR za darmo i w chmurze, dostajemy jeszcze jedno rozwiązanie, które jest nieosiągalne dla tradycyjnych programów. Chodzi o ograniczenie kontaktów między biurem rachunkowym i przedsiębiorcą – czyli to, na co najczęściej narzekają obie strony.

Księgowi skarżą się, że przedsiębiorcy dostarczają dokumenty, raz w miesiącu, w dużej paczce, najczęściej tuż przed 20. dniem miesiąca… Przedsiębiorcy skarżą się z kolei, że nie dość, że płacą księgowej to jeszcze zamiast pracować muszą do niej jechać na drugi koniec miasta z dokumentami, a potem czekać na informację ile podatku zapłacą… A jeszcze jak się okaże, że zapomnieli o jednej fakturze to nie ma wyjścia – muszą pędzić z jednym świstkiem…

Dlatego tak wielu przedsiębiorców szuka obecnie biur pracujących w oparciu o programy on line. Dzięki temu dwie strony otrzymują dostęp do dokumentów i danych tak jak klient banku do swoich pieniędzy. Niezależnie od tego, czy jesteśmy w domu, w pracy, czy nawet na wakacjach możemy zalogować się do naszego konta – i to nawet dzięki smartfonowi. To z kolei pozwala przedsiębiorcy wysyłać dokumenty bezpośrednio do programu (np. w formie skanów, albo zdjęć), a księgowej otrzymywać je na bieżąco. Księgowe, które wybrały program do obsługi KPiR za darmo ale też w oparciu o technologię on line często nie widzą swoich klientów przez wiele miesięcy. To z kolei pozwala ograniczyć czas pracy poświęconej na jednego klienta – wystarczy zastanowić się ile marnujemy go na odbieranie dokumentów, rozmowę przy okazji i jak często musimy poświęcić nasz prywatny czas przyjmując klientów w domu… Skorzystanie z możliwości, jaką daje program do obsługi KPiR za darmo i w technologii on line pozwala skupić się na rozwoju i na przykład na nowych klientach.

To oczywiście tylko podstawowe kryteria, którymi powinniśmy się kierować wybierając program do prowadzenia KPiR za darmo. Warto jednak poświęcić czas, żeby znaleźć ten, który będzie nam najbardziej odpowiadał, bo jest to najczęściej decyzja na co najmniej kilka lat.

Aktualności

Porady NIP na paragonie – sprawdź zmiany

Od 1 stycznia 2020 roku otrzymamy fakturę na podstawie paragonu tylko jeśli na tym paragonie znajdzie się wcześniej nasz NIP. To efekt zmian ustawy o podatku od towarów i usług.

6 Wrzesień 2019

Porady Biała lista i prywatne konta przedsiębiorców

Wszystko wskazuje na to, że część przedsiębiorców może być zmuszona do założenia nowych kont. To efekt białej listy podatników VAT, która zacznie obowiązywać 1 września. Na liście mają się znaleźć m.in. aktualne konta podmiotów płacących VAT. Jednak nie będzie tam kont prywatnych, a te z kolei są wykorzystywane przez wielu przedsiębiorców.

3 Wrzesień 2019