Jak się rozlicza delegację?

Jak się rozlicza delegację?

Kiedy pracownik słyszy o delegacji od razu pojawia się wizja najdroższego hotelu, wystawnej kolacji i podróży I klasą… Oczywiście delegacja może tak wyglądać, najważniejsze jednak, aby się nie okazało, że po powrocie pracownik za wszystko musi sam zapłacić. Dlatego warto wiedzieć jak się rozlicza delegację.

Na początek, zanim zadamy pytanie jak się rozlicza delegację, warto zdefiniować sam wyjazd służbowy. Jeśli na przykład nasza firma ma siedzibę w Warszawie, ale do naszych obowiązków wynikających z organizacji pracy, należy nadzorowanie pracowników w innych miejscach na przykład w województwie mazowieckim, to takie wyjazdy nie są podróżami służbowymi. Jeśli jednak pracodawca zleci nam wyjazd na przykład do Wrocławie na dodatkową kontrolę, albo szkolenie to będzie to już podróż służbowa. Dodatkowo, aby uniknąć wątpliwości pracodawca może wydać polecenie wyjazdu służbowego na piśmie (nie jest to obowiązkowe) dokładnie określając cel, termin i miejsce konkretnego wyjazdu. Jeśli otrzymamy takie polecenie warto się dobrze przygotować, czyli m.in. przeanalizować, jak się rozlicza delegację.

Jak się rozlicza delegację, czyli najważniejsze są dokumenty

Zacznijmy od rzeczy fundamentalnej - podstawą właściwego rozliczenia delegacji jest właściwe udokumentowanie wszystkich wydatków. Tylko odpowiednie dokumenty potwierdzające koszty jakie ponieśliśmy są podstawą do ich zwrotu. W innym przypadku możemy bardzo się rozczarować. Warto o tym pamiętać jeszcze przed wyjazdem, a nie po powrocie, kiedy zastanawiamy się już jak się rozlicza delegację. Oczywiście nie trzeba chyba wspominać, że musimy zbierać wszystko co dokumentuje na przykład nocleg, albo przejazd pociągiem czy lot samolotem, ale przy okazji warto wspomnieć, że pracownik może też ubiegać się o zwrot dodatkowych kosztów. Chodzi na przykład o koszty parkingu, przejazd autostradą, czy na przykład wejściówkę na targi, albo opłatę za szkolenie itp. Wszystko należy jednak udokumentować prosząc za każdym razem o wystawianie faktury.

Czy mogę dostać zaliczkę?

Pracownik może wystąpić do pracodawcy o zaliczkę na wyjazd służbowy – w niektórych firmach jest to obowiązujące rozwiązanie, w innych patrzy się na to niechętnie i stosuje tylko w przypadku na przykład dłuższych i bardziej kosztownych wyjazdów. W przypadku zaliczki istotne jest nie tylko pytanie jak się rozlicza delegację, ale kiedy należy ją rozliczyć. Warto wiedzieć, że pracownik ma 14 dni od powrotu na rozliczenie się z zaliczki, czyli w tym czasie musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.

Czym mogę jechać?

Mówiąc wprost decyduje o tym pracodawca. W wielu firmach obowiązuje wewnętrzny regulamin, który jasno określa kto może podróżować jakim środkiem transportu. Według tych zapisów członkowie zarządu mają prawo do wybierania na przykład I klasy, a menadżerowie niższego szczebla, a także inni pracownicy musza kupować bilety w II klasie. Warto o tym pamiętać, żeby nie narazić się na dodatkowe koszty albo nie „kombinować” jak się rozlicza delegację w I klasie… Oczywiście, jeśli nie mamy wyjścia – na przykład w sytuacji, gdy pracodawca wysyła nas pilnie do innego miasta i okazuje się, że w tym terminie są dostępne tylko bilety w I klasie – możemy rozliczyć taki wydatek, ale wcześniej należy otrzymać zgodę na „lepszą” podróż. Tylko to rozwiązanie zagwarantuje nam zwrot wydatków.

Czy mogę wybrać najlepszy hotel?

Kiedy delegacja jest kosztem

W przypadku hoteli wiele firm stosuje taką samą politykę, jak w przypadku podróży – wewnętrzny regulamin decyduje o tym, jaki standard jest dostępny dla konkretnego pracownika. W zależności od firmy może to być określone według standardu obiektu (liczba gwiazdek) albo ceny za jeden nocleg (w tym przypadku najczęściej podane są widełki cen). Wyjeżdżając w delegację lepiej upewnić się, do której grupy należymy, aby po powrocie pytając jak się rozlicza delegację w hotelu X nie usłyszeć, że kwota jest zbyt wysoka i nie zostanie rozliczona. I tu znowu przypomnijmy o podstawowej zasadzie: nasze wydatki musimy udokumentować. Jeśli nie przedstawimy odpowiednich faktur pracodawca zwróci nam jedynie tzw. ryczałt za nocleg – chodzi o 150% wartości diety, czyli 45 złotych. Dodajmy jeszcze, że pracownik ma prawo do wspomnianego ryczałtu, jeśli nocleg trwał minimum 6 godz., a do tego między godz. 21.00, a 7.00. Jak widać odpowiedź na pytanie jak się rozlicza delegację w wielu przypadkach jest skomplikowana…

Czy mogę jeść w najdroższych restauracjach?

Jeśli chodzi o wyżywienie pracodawca może skorzystać z kilku rozwiązań. Po pierwsze może zapewnić pracownikowi pełne wyżywienie (trzy posiłki) – wówczas nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów. Może także skorzystać z tzw. diety, czyli wypłacenia pracownikowi pieniędzy, za które on musi się sam wyżywić. Wysokość diety – o czym warto pamiętać zastanawiając się jak się rozlicza delegację – regulują przepisy, a nie regulamin w danej firmie. Pełna dieta krajowa to dzisiaj 30 złotych na dobę. Naliczana jest od momentu rozpoczęcia podróży do jej zakończenia. Oczywiście gdy podróż nie trwa pełnej doby, dieta naliczana jest proporcjonalnie – od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, powyżej 12 godzin – pełna dieta. Podobna zasada obowiązuje, jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie. Jeśli otrzymuje śniadanie (na przykład w hotelu) pracodawca obniża dietę o 25%, obiad – 50%, kolację – 25%. Dodajmy, że pracownik może wynegocjować z pracodawcą dużo wyższy zwrot kosztów posiłków – jeśli na przykład okaże się, że wyjazd wymaga organizacji kolacji w drogiej restauracji. W tym przypadku ponowie wracamy do głównej zasady przy pytaniu jak się rozlicza delegację – najważniejsze jest odpowiednie udokumentowanie wydatków.

Jak się rozlicza delegację, a jak oddelegowanie

I na koniec jeszcze jedno – pamiętajmy, że delegacja to co innego niż oddelegowanie. W tym drugim przypadku nie ma sensu zastanawiać się czy otrzymamy zwrot kosztów i jak się rozlicza delegację. Oddelegowanie to mówiąc najprościej skierowanie pracownika do innego miejsca niż wskazane w umowie o pracę, ale na określony czas i ściśle związane ze zmianą miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka ma postać aneksu do umowy, który zmienia po prostu warunki pracy.

Aktualności

Program Jedno logowanie do wszystkich spraw podatkowych już niebawem. Z wizytą w Ministerstwie Finansów

Jednym z powodów stworzenia Taxomatic, był pomysł 1 loginu do wszystkich danych finansowo-księgowych. Dlatego cieszy nas to, że ruszyły prace nad projekt e-Urząd Skarbowy. Dzięki 1 loginowi załatwimy wszystkie sprawy podatkowe i otrzymamy lepszy dostęp do swoich danych.

19 Czerwiec 2019

Program Nowy minister finansów: niższy PIT i VAT

Marian Banaś, nowy minister finansów, który zastąpił na tym stanowisku Teresę Czerwińską, zapowiedział właśnie obniżenie PIT, a także VAT-u. Część zmian ma wejść w życie jeszcze w tym roku.

18 Czerwiec 2019