Jak obniżyć ceny usług księgowych? Jak wygrać z konkurencją innych biur rachunkowych?

Cennik biura rachunkowego jest decydujący dla przedsiębiorcy przede wszystkim na początku działalności. Ktoś kto uruchamia własną firmę chce mieć spokój z papierami, ale za najniższą cenę. To moment, kiedy naprawdę liczy się każdy grosz i kiedy wydatki nawet na tak ważną część prowadzenia działalności jaką jest księgowość są ograniczane do minimum.

Z czasem, kiedy przedsiębiorca zyskuje stabilizację, powiększają się dochody, ale też wzrasta świadomość pułapek prowadzenia biznesu, często pojawia się myśl, aby poszukać innego księgowego – który więcej odliczy od podatku, który doradzi jak księgować wydatki, który pomoże – mówiąc wprost - omijać obowiązujące przepisy.

Często jednak pierwszy księgowy pozostaje ostatnim – księgowość jest najbardziej stabilnym działem każdej firmy

Co zrobić, żeby właśnie moje biuro rachunkowe przejmowało jak najwięcej nowych firm, aby to do mojego biura rachunkowego trafiali młodzi przedsiębiorcy? Odpowiedź jest jedna – ceny usług księgowych. Im niższe tym łatwiej walczyć o klienta. Co wpływa na cennik biura rachunkowego? Jak sprawić, żeby był jak najkorzystniejszy dla klienta, ale aby gwarantował zysk dla biura rachunkowego.

Cennik biura rachunkowego – jak optymalizować koszty

 Ceny usług księgowych zależą w Polsce przede wszystkim od miejsca świadczenia usług. Oczywiście duże znaczenie ma wielkość obsługiwanej firmy, liczba dokumentów dostarczanych każdego miesiąca, trudność i stopień skomplikowania rozliczeń itd. Ale jeśli weźmiemy pod uwagę dwie podobne firmy to ceny usług księgowych, jakie zostaną im zaproponowane zależą od miejsca, gdzie te firmy działają i miejsca, gdzie funkcjonuje biuro rachunkowe. Zdecydowanie wyższe ceny usług księgowych będą w dużych miastach, a niższe na ich obrzeżach, czy w mniejszych miastach. Najczęściej jednak mówiąc o konkurencji biur rachunkowych mówimy o jednym mieście, ewentualnie regionie, powiecie, albo województwie. W takim razie co decyduje, że przedsiębiorca kontaktując się z różnymi biurami rachunkowymi usłyszy różne ceny usług księgowych? Właściwie są dwa powody, które wpływają na cennik biura rachunkowego – albo różne koszty działalności biura rachunkowego, albo postawa samego właściciela, który ustala cennik i nie godzi się na niższe stawki. Jeśli chodzi o drugą sytuację, to nie mamy na nią wpływu. W pierwszym przypadku możemy poszukać oszczędności.

Na koszty działalności biura rachunkowego, a więc bezpośrednio na cennik biura rachunkowego, wpływają przede wszystkim koszty związane z utrzymaniem lokalu, opłatami za program księgowy i jego obsługę informatyczną, a także koszty zatrudnienia. W każdym z tych przypadków można łatwo znaleźć oszczędności.

Czy biuro rachunkowe potrzebuje biura? 

Odpowiedź jest bardzo prosta: nie. Jeśli ktoś z właścicieli biura rachunkowego w tej chwili uśmiechnął się z niedowierzaniem proponujemy spojrzeć na biura, która obsługują klientów na terenie całej Polski, a biura mają tylko w kilku miejscach. Od pewnego czasu popularne stały się ogólnopolskie biura, które oferują przedsiębiorcom bardzo atrakcyjny cennik usług księgowych. Dodajmy – oferują taki cennik niezależnie od miejsca, gdzie działa firma, którą ma obsługiwać biuro rachunkowe. Jak to możliwe? Często księgowy, który w danym biurze obsługuje konkretną firmę nigdy nie widział przedsiębiorcy, którego obsługuje, a co więcej – nigdy go nie pozna. Dokumenty można przecież skanować i wysyłać mailem, a pilne sprawy rozwiązywać przez telefon, czy wręcz w oparciu o biuro obsługi klienta. Dokładnie tak jest z telefonią komórkową – to że duże sieci mają salony, albo przynajmniej punkty sprzedaży w wielu miejscach, nie oznacza, że na pozostałej części Polski nikt nie ma telefonów komórkowych. Wszystko załatwiane jest przez Internet, albo za pośrednictwem biura obsługi klienta.

Podobnie może działać każda księgowa – jeśli nawet nie chcemy szukać klientów z całej Polski, to nic nie stoi na przeszkodzie, abyśmy pracowali z domu zamiast wydawać pieniądze na wynajem biura.

Dla niektórych jest to niestety problem nie do przeskoczenia ze względu na kolejny problem, z jakim muszą borykać się księgowi układając cennik biura rachunkowego – obsługa informatyczna programu księgowego.

Czy program księgowy wymaga informatyka?

Niektóre biura rachunkowe muszą mieć siedzibę, bo muszą mieć odpowiednio zabezpieczone pomieszczenia dla serwerów, albo przynajmniej komputerów stacjonarnych, na których dyskach gromadzone są dane klientów. Dlatego niektórzy księgowi wolą kupić sobie spokój wynajmując lokale w dużych biurowcach, które są monitorowane i które dysponują własną ochroną. Na to też jest sposób. Na rynku jest już dostępny program, który oferuje rozliczanie Książki Przychodów i Rozchodów, a także pełnej księgowości w programie on line. Chodzi o program zabezpieczony i działający tak samo jak bankowość elektroniczna. Dzięki temu dostęp do tego programu możliwy jest z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu, a z drugiej strony dane są przechowywane na specjalnie zabezpieczonych serwerach, z których korzystają banki. To z kolei pozwala wyeliminować po pierwsze problem z brakiem siedziby, a po drugie z bezpieczeństwem przechowywania danych. To z kolei pozwala stworzyć bardziej konkurencyjny względem innych cennik biura rachunkowego.

Korzystanie z programu Taxomatic pozwala także zrezygnować z usług informatyka – a co za tym idzie wykreślić z budżetu wydatki na jego pracę. Obsługa informatyczna programu generuje bowiem duże w skali roku dodatkowe koszty. Chodzi na przykład o koszty utrzymania wspomnianego serwera i jego serwisowanie. Dodatkowo należy doliczyć wydatki na tworzenie kopii zapasowych – chyba, że właściciel biura rachunkowego jest na tyle „odważny”, że nie wykonuje kopii zapasowych dokumentów swoich klientów. I w końcu aktualizacje – każdy właściciel biura rachunkowego wie o czym mowa. Koszty instalowania aktualizacji programu księgowego – które są niezbędne do jego poprawnego funkcjonowania – to czasem kilkaset, a nawet kilka tysięcy złotych rocznie. Dodatkowo musi to robić informatyk, za którego też trzeba zapłacić.

Czy program księgowy musi być drogi?

Na koniec warto też wspomnieć, jak ważna przy ustalaniu cennika biura rachunkowego jest cena samego programu księgowego. To wydatek rzędu nawet kilku tysięcy złotych – dodajmy, że pozornie jednorazowy, o czym warto pamiętać (chodzi o dodatkowe opłaty za aktualizacje). Można więc sobie wyobrazić jak wielu klientów musi zostać obsłużonych zanim zwrócą się koszty poniesione na zakup programu księgowego, a co za tym idzie jak duża część ceny usług księgowych stanowi koszt programu.

Odpowiedzią na ten problem znowu jest nowy na rynku program Taxomatic. Funkcjonuje on w oparciu o abonament, bez żadnej wstępnej opłaty aktywacyjnej. Na przykład biuro obsługujące do 20 firm zapłaci tylko 50 złotych miesięcznie. Dodajmy, że w tej cenie są także automatyczne i bezpłatne aktualizacje. Dzięki temu biuro rachunkowe może przygotować naprawdę atrakcyjną ofertę cen usług księgowych.