Zmiana klucza w ministerstwie – jak się przygotować

Zmiana klucza w ministerstwie – jak się przygotować

To była jedna z najtrudniejszych sytuacji dla księgowych w ostatnich miesiącach. Tuż przed terminem wysyłki plików JPK_VAT za lipiec nastąpiła zmiana klucza w ministerstwie. To z kolei zakończyło się dużymi problemami szczególnie wśród użytkowników tradycyjnych programów księgowych.

Urzędnik, który przygotował całą operację na pewno nie ma nic wspólnego z księgowością. Każdy kto, choć pobieżnie na niej się zna wie, jakie są najtrudniejsze dni w miesiącu. Chodzi o 20. i 25. dzień każdego miesiąca. Druga z dat to termin zapłaty podatku VAT, a także wysyłki pliku JPK_VAT. W sierpniu ostateczny termin wypadał 26. dnia ze względu na to, że 25. wypadał w niedzielę. Tymczasem któryś z urzędników zadecydował o tym, że tuż przed weekendem, w nocy z czwartku na piątek, zostanie przeprowadzona zmiana klucza w ministerstwie. Chodzi dokładnie o zmianę certyfikatu klucza publicznego dla środowiska produkcyjnego JPK. Mówiąc najprościej to „brama” przez którą do ministerstwa wpuszczane są pliki JPK_VAT. Bez odpowiednich danych dostępowych nawet poprawnie wypełnione pliki JPK nie zostaną wpuszczone, a co za tym idzie pozytywnie zweryfikowane i uznane. Nic więc dziwnego, że tak późna zmiana klucza w ministerstwie doprowadziła do poważnych kłopotów. Ostatecznie rzecznik ministerstwa musiał oficjalnie przyznać o docierających do urzędników sygnałach o problemach księgowych. Dodatkowo okazało się, że zmiana klucza w ministerstwie okazała się na tyle kłopotliwa, że rzecznik MF zapewnił, że nie będzie wyciąganych konsekwencji, jeśli pliki wpłyną po terminie.

Jak przygotować biuro rachunkowe na podobne sytuacje?

Zmiana klucza w ministerstwie? Jaka zmiana?

Ta sytuacja pokazała przewagę programów księgowych opartych na nowych technologiach, których użytkownicy nawet nie zauważyli, że nastąpiła zmiana klucza w ministerstwie. Użytkownicy takich programów dowiedzieli się o problemach z wysyłką JPK i o tym, że nastąpiła zmiana klucza w ministerstwie z informacji medialnych albo od innych księgowych. Część z nich, zaniepokojona sytuacją innych księgowych, upewniała się nawet, że odpowiednie zmiany zostały wprowadzone. Na przykład do biura obsługi programu Taxomatic docierały pytania, czy program został zaktualizowany, czy zmiana klucza w ministerstwie została wprowadzona do programu? Jak się okazało było to związane nie z problemami księgowych pracujących w tym programie, ale sygnałami innych biur księgowych.

- Wysłałam pliki JPK_VAT i wszystko przeszło jak zwykle. Czy to normalne? Bo podobno są jakieś problemy – pytała jedna z użytkowniczek programu Taxomatic.- Co się dzieje z plikami JPK_VAT? Moje przeszły normalnie, ale podobno inne są odrzucone? Czy to znaczy, że moje też nie przeszły, a ja nie dostałam komunikatu? – pisała inna księgowa.

Okazało się, że w tym przypadku idealnie było widać na czym polega przewaga programów opartych na nowych technologiach.

Zmiana klucza w ministerstwie wprowadzona automatycznie

Dział IT programu Taxomatic dowiedział się o zmianach w tym samym terminie co informatycy innych programów. Jednak przewaga tego programu opiera się przede wszystkim na technologii, w której został stworzony. Chodzi o technologię online. Dzięki temu autoryzacje – w tym także związane z dostępem do bramek MF – wprowadzane są automatycznie i praktycznie bez wiedzy użytkownika.

Księgowi przywykli, że kiedy program księgowy wymaga zmian – na przykład kiedy następuje zmiana klucza w ministerstwie – konieczne jest zainstalowanie nowej wersji na komputerze biura. W skrajnych przypadkach niezbędna jest nawet wizyta informatyka, który wprowadzi aktualną wersję. Tak było w wielu biurach, które na przykład dopiero w poniedziałek dowiedziały się, że pliki JPK_VAT wysłane w piątek nie zostały i nie zostaną uznane, bo nastąpiła zmiana klucza w ministerstwie.

Z kolei użytkownicy Taxomatic nie zauważyli, kiedy w programie klucze dostępu zostały podmienione na aktualne. To przewaga, którą daje technologia online – podobnie jak w bankowości elektronicznej nie wiemy, kiedy nasz bank zmienił wygląd głównego panelu (dzieje się to bez naszej ingerencji – nie musimy nic wgrywać, instalować) tak samo jest z aktualizacjami w programie opartym na chmurze.

Kiedy dział IT Taxomatic dowiedział się o tym, że nastąpiła zmiana klucza w ministerstwie, informatycy wprowadzili nowe dane i w tym samym momencie uaktualniły się one u wszystkich użytkowników.

Automatyczne – i dodajmy bezpłatne – aktualizacje to tylko niektóre z zalet nowej technologii. Dodatkowo program może być obsługiwany na każdym urządzeniu i w każdym miejscu z dostępem do Internetu.

Aktualności

Porady NIP na paragonie – sprawdź zmiany

Od 1 stycznia 2020 roku otrzymamy fakturę na podstawie paragonu tylko jeśli na tym paragonie znajdzie się wcześniej nasz NIP. To efekt zmian ustawy o podatku od towarów i usług.

6 Wrzesień 2019

Porady Biała lista i prywatne konta przedsiębiorców

Wszystko wskazuje na to, że część przedsiębiorców może być zmuszona do założenia nowych kont. To efekt białej listy podatników VAT, która zacznie obowiązywać 1 września. Na liście mają się znaleźć m.in. aktualne konta podmiotów płacących VAT. Jednak nie będzie tam kont prywatnych, a te z kolei są wykorzystywane przez wielu przedsiębiorców.

3 Wrzesień 2019