Atutem programów, które oferują księgowość online, jest ich aktualność. Taxomatic oferuje darmowe aktualizacje programu.
Przepisy księgowe są raczej stałe – zmieniają się oczywiście stawki np. ZUS – ale na przykład rubryki, jakie trzeba wypełnić, żeby faktura była ważna są modyfikowane bardzo rzadko. Niestety czasem zmiany są wprowadzane. To z kolei wymusza na właścicielach oprogramowania uaktualnianie ich produktów. Niestety programy, które są instalowane na komputerach (czyli nie programy do księgowości online) wymagają wtedy ingerencji informatyka, który po prostu musi je zaktualizować. Niestety użytkownik musi śledzić informacje o zmianach w prawie i ewentualnie wprowadzić zmiany, albo zatrudnić specjalistę. Dodatkowo usługi związane z aktualizacją są płatne – czasem to kilkaset, albo nawet ponad tysiąc złotych.
Jeszcze gorsza sytuacja jest w przypadku szablonów, które cały czas można spotkać w Internecie. Niestety po jednorazowym wrzuceniu ich do sieci, potem mogły nie być aktualizowane, co znaczy, że mogą różnić się od obowiązujących przepisów.
W przypadku księgowości online sytuacja jest dużo prostsza. Wszystkie aktualizacje są wprowadzane jednorazowo do programu, który do użytkowników dociera już w nowej wersji. Odwołując się do wspomnianej już bankowości, klient który ma program księgowy online, przy zalogowaniu, po prostu otrzymuje nowe usługi, dodatkowe możliwości, albo dowiaduje się o zmianach, które są już do jego dyspozycji. Z jego strony nie potrzebna jest jakakolwiek aktywność. Księgowość online przenosi cały ciężar dostosowania programu do zmian w prawie na producenta, dodatkowo pozwalając użytkownikowi obniżyć koszty – nie potrzebne są serwery, a także opieka informatyka i opłaty za instalowanie aktualizacji.
Dlaczego program w chmurze jest lepszy od dobrze znanego pudełka?
Technologia online wykorzystują one te same mechanizmy, co banki proponujące usługi w Internecie. Więc tak naprawdę księgowość online bazuje na znanych rozwiązaniach i nie powinniśmy się jej obawiać.
Otrzymujemy dostęp do wszystkich funkcji na każdym urządzeniu w każdym miejscu z dostępem do Internetu – fakturę możemy wystawić np. zdalnie z telefonu komórkowego, a potem przesłać ją mailem do wybranego kontrahenta, nawet na wakacjach. To na pewno ogromne ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu firmy, które dostarcza księgowość online.