Jak największe koszty uzyskania przychodu to dla wielu przedsiębiorców comiesięczny cel. Zbierają każdą fakturę, nawet na niewielkie sumy, aby móc jak najwięcej odliczyć od podatku. Co więcej - wielu rezygnuje z etatu i przechodzi na samozatrudnienie m.in. właśnie przez koszty uzyskania przychodu – działalność gospodarcza pozwala im zarobić więcej „na rękę”.
Warto pamiętać, że nie każdy wydatek może być do nich zaliczony. Jeśli popełnimy błąd mogą nas czekać poważne konsekwencje.
Koszty uzyskania przychodu w ustawie
Zacznijmy od podstawowej definicji. Znajdziemy ją w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 22. mówi jasno:
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.
Określenie to idealnie oddaje problem, jaki niektórzy przedsiębiorcy mają z kosztami uzyskania przychodu. Chodzi bowiem nie o to, co jest tym kosztem. Dużo ważniejsze pytanie powinno brzmieć: czego do kosztów zaliczyć nie można?
Jeśli bowiem okaże się, że zapomnieliśmy zaliczyć w koszty wydatku na np. kilkaset złotych, to zapłacimy większy podatek. Jednak jeśli zaliczymy w koszty wydatek, który nie może się tam znaleźć konsekwencje ze strony np. Urzędu Skarbowego mogą być dużo poważniejsze. Może się okazać, że przez koszty uzyskania przychodu działalność gospodarcza, jaką prowadzimy zostanie nawet zagrożona.
Jak więc brzmi wspomniany artykuł 23? Jakie pozycje wymienia? Niestety jest niezwykle rozbudowany – liczy kilkadziesiąt punktów i zajmuje kilkanaście stron ustawy. Do tego dochodzą m.in. interpretacje, dodatkowe przepisy… Co więc zrobić, żeby przez koszty uzyskania przychodu działalność gospodarcza nie sprowadzała się do nieustannej analizy przepisów? Zaufać księgowej.
Koszty uzyskania przychodu pod kontrolą
Bardzo wielu przedsiębiorców próbuje samemu się rozliczać. Chodzi oczywiście o ograniczenie wydatków – zamiast płacić księgowej, albo biuru rachunkowemu starają się samemu prowadzić swoją rachunkowość. Oczywiście jeśli ktoś ma do rozliczenia kilka, kilkanaście dokumentów w miesiącu, to może spróbować swoich sił. Warto jednak pamiętać, że wówczas bierze na siebie całą odpowiedzialność za poprawność rozliczeń. Może się niestety okazać, że na przykład przez źle zaliczone koszty uzyskania przychodu działalność gospodarcza ucierpi dużo bardziej, niż od comiesięcznego wydatku rzędu nawet kilkuset złotych na obsługę księgową. Poza tym szybko może się okazać, że śledzenie zmian w prawie – a tych w ostatnich latach nie brakuje – odciągnie naszą uwagę od samego biznesu. Co prawda będziemy swobodnie poruszać się w przepisach, ale zaniedbamy naszych kontrahentów, zamówienia, całą firmę…
Idealnym rozwiązaniem jest skorzystaniem z nowych technologii. Program do księgowości i zarządzania firmą Taxomatic umożliwia rozliczanie się samemu na początku działalności, a kiedy firma się rozrośnie pozwala na zaproszenie księgowej. I to dosłownie – wystarczy wysłać zaproszenie mailem, aby po chwili księgowa mogła rozpocząć pracę. Dodatkowo Taxomatic działa w oparciu o technologię online, więc jest dostępny na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Poza tym jest zabezpieczony tak jak bankowość elektroniczna.