Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, formy opodatkowania, liczby pracowników itd. każdy przedsiębiorca wystawia faktury. Niektórzy robią to korzystając z rozbudowanych programów księgowych, które stosują do obsługi swoich firm. Na rynku są jednak dużo prostsze narzędzia, które świetnie nadają się do wystawiania faktur. Który program wybrać?
Zacznijmy od rzeczy podstawowej – jak skutecznie wystawić fakturę. Jest to dokument, w oparciu o który będziemy domagać się zapłaty za towar, albo usługę. Potem także może być podstawą odliczenia podatku VAT i obliczenia wielkości podatku dochodowego. Z pozoru faktura jest niezwykle prostym dokumentem – z pozoru, bo właściwie każdy z nas miał, albo ma z nią kontakt. Przed podpisaniem umowy, która może być sporządzona nawet na skrawku papieru, dokładnie ją czytamy i analizujemy. W przypadku faktur często traktujemy je niemal rutynowo – przecież wystawiamy i odbieramy dziesiątki faktur miesięcznie, a niektórzy z nas – nawet dziennie. Problem pojawia się, kiedy faktury trafia do księgowej… Zdarza się, że przez pomyłkę wpisaliśmy zły NIP, zapomnieliśmy o dokładnym adresie, albo w nazwie firmy są literówki. Jak uniknąć takich błędów?
Co musi być na fakturze?
W przypadku faktury nie ma właściwie miejsca na dowolność. Mówiąc wprost – są obowiązkowe wartości i dane, które muszą się na niej znaleźć, aby faktura została uznana za ważną. Dodajmy, że dotyczy to zarówno wersji papierowej, jak i elektronicznej, która jest generowana przez program do wystawiania faktur. Po prostu niezależnie od tego w jakiej formie wystawiamy albo odbieramy fakturę, musi ona spełniać wszystkie wymogi formalne. Najłatwiej je zebrać sięgając do ustawy o podatku od towarów i usług. Szczegóły znajdziemy w art. 106e ust. 1.
Wynika z niego, że faktura musi zawierać:
- datę wystawienia
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (chodzi oczywiście o NIP)
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (tu także oczywiście chodzi o NIP)
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (chodzi w tym przypadku o cenę jednostkową netto)
- kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (tu także mowa o wartości sprzedaży netto)
- stawkę podatku
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwotę należności ogółem.
Dużo? Rzeczywiście można się przestraszyć. Wręcz niemożliwe jest tworzenie faktury w którymś z edytorów tekstu na bieżąco, dla każdego kontrahenta. Taka czynność musiałaby trwać zbyt długo, a ryzyko pomyłki byłoby zbyt wielkie. Co więc zrobić? Wybrać jeden z programów, które dostępne są na rynku.
Aktualność programu online
Wszystkie programy do wystawiania faktur muszą być zgodne z przepisami wspomnianej ustawy. Od razu warto dodać, że urzędy tego nie kontrolują i nie dopuszczają do obrotu tylko programów, które spełniają wymogi ustawy. Może się więc zdarzyć, że starsze programy nie będą zawierać nowości i zmian w prawie, które mogą być wprowadzane. I tu dotarliśmy do najważniejszego kryterium przy wyborze programu – aktualizacje.
Na rynku są programy, które zachęcają niewysoką ceną, czy wręcz darmową obsługą, ale nie mówią nic o aktualizacjach. W takim przypadku korzystanie z nich może się wiązać z niebezpieczeństwem wypełniania nieaktualnego wzoru faktury. Oczywiście zmiany w tym obszarze prawa są rzadkie i zawsze jasno komunikowane, jednak z drugiej strony zdarzają się, a trudno oczekiwać od przedsiębiorcy, że będzie na bieżąco śledził wszystkie nowości legislacyjne. Dlatego warto wybrać program, który oferuje automatyczne aktualizacje, czyli takie które pojawiają się właściwie niezależnie od użytkownika. Podobnie funkcjonuje wiele obszarów naszej codzienności – choćby bankowość elektroniczna, która dostosowywana jest automatycznie do wprowadzanych zmian, a klient właściwie tylko dowiaduje się, że dana zmiana jest już wprowadzona. Nie musi się niczym martwić, ani śledzić na bieżąco czy jego transakcje są wykonywane zgodnie z prawem.
Darmowy program online do wystawiana faktur
Cena, o której już wspomnieliśmy łączy się często właśnie z aktualizacjami. Na rynku obecnych jest wiele tzw. darmowych programów do wystawiania faktur. Piszemy „tzw.”, bo w rzeczywistości korzystanie z nich wymusza na kliencie opłaty – czasem może to być nawet kilkaset złotych rocznie. Są to oczywiście dodatkowe opłaty, które są ukryte we wstępnej, podstawowej ofercie. Dopiero w trakcie używania programu okazuje się, że aby był on zgodny z prawem trzeba dokonać aktualizacji, a ta kosztuje… Żeby było jasne – nie mówimy o dobrowolnej aktualizacji, która dotyczy dodatkowych funkcji, albo nowych opcji. Chodzi o aktualizacje, które są warunkiem dalszej pracy w programie. Bez nich wystawiane faktury mogą okazać się po prostu nieważne. Poza tym – najczęściej – jeśli nie zdecydujemy się na zapłacenie i zainstalowanie aktualizacji program po prostu przestanie działać, a wszystkie dotychczas zgromadzone dane mogą nawet zniknąć. Dlatego tak ciężko znaleźć na rynku „naprawdę” darmowy program do wystawiania faktur.
Dostępność programu
Kolejny punkt, na który warto zwrócić uwagę to dostępność programu. Zdarza się, że program do wystawiania faktur jest darmowy, ale tylko przy pierwszej instalacji. Kolejne kopie, mimo że dla tego samego konta, są już dodatkowo płatne. Może się więc okazać, że wybierzemy darmowy program, który będziemy mogli zainstalowany tylko w biurze – jeśli będziemy chcieć z niego korzystać w terenie, albo w domu, trzeba będzie dopłacić. Może się także okazać, że programu nie można zainstalować na innym urządzeniu, bo wtedy dane nie będą aktualizowane – będą zapisywać się tylko na tym urządzeniu, na którym wystawiona zostaje faktura. Rozwiązaniem jest program do wystawiania faktur korzystający z technologii online – znowu warto za punkt odniesienia potraktować bankowość elektroniczną. W tym przypadku niezależnie od tego, w którym miejscu świata i na jakim urządzeniu wchodzimy na konto, zawsze mamy do niego nieograniczony dostęp i możliwość przeprowadzenia dowolnych operacji.
Rozszerzenie i dodatkowe funkcje programu
Szukając programu do wystawiania faktur warto jeszcze zwrócić uwagę na jego rozszerzenia. Chodzi o sytuację, w której będziemy potrzebować nie tylko podstawowego narzędzia, ale całego programu do księgowości. Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorca po pewnym czasie chce nie tylko wystawiać faktury, ale także próbuje sam się rozliczać. Wówczas będzie potrzebował programu, który mu to umożliwi. Na pewno dużym ułatwieniem będzie dla niego sytuacja, w której będzie mógł skorzystać z takiej oferty w oparciu o program, z którego już korzystał. Dlatego szukając programu do wystawiania faktur warto wybrać taki, który ma w ofercie także obsługę Książki Przychodów i Rozchodów, jak również Pełną Księgowość. Wówczas można po prostu zmienić pakiet, z którego korzystamy i spróbować samemu się rozliczać, ewentualnie w oparciu o taki program powierzyć rozliczanie księgowej.
Jaki jest najlepszy program online do wystawiana faktur?
Analizując poprzednie punkty okazuje się, że narzędziem, które spełnia wszystkie powyższe założenia jest program do wystawiania faktur online Taxomatic.
To pierwszy program do księgowości (w tym oczywiście do wystawiania faktur) działający online, czyli dokładnie tak jak bankowość elektroniczna. Pozwala to na zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa, ale też na korzystanie z niego w każdym miejscu i z każdego urządzenia – programu nie trzeba instalować, wystarczy wejść na stronę internetową www.taxomatic.pl i po prostu się zalogować.
Taxomatic oferuje także bezpłatne i automatyczne aktualizacje. Program jest oczywiście zgodny ze wszystkimi wymogami prawa, a wystawianie faktur to tylko podstawowa jego funkcja. Wystarczy rozszerzyć pakiet, aby korzystać z obsługi KPiR albo Pełnej Księgowości.
