Jak skanują programy do OCR? Wyniki testu

Jak skanują programy do OCR? Wyniki testu

Programy do skanowania faktur zmieniły rynek księgowy w Polsce. Dzisiaj przedsiębiorca i księgowy mogą wybierać spośród kilkunastu programów. Postanowiliśmy przetestować kilka z nich.

Programy do skanowania faktur właśnie mają swoje pięć minut.

Wiele biur rachunkowych nie wyobraża sobie bez nich funkcjonowania. Dzięki nim przedsiębiorca nie musi zawozić do księgowej dokumentów, a księgowa nie jest uzależniona od przedsiębiorcy – do tej pory musiała czekać z pracą na faktury, które przedsiębiorca często dostarcza raz, dwa razy w miesiącu w dużych paczkach. Do tego dochodzą jeszcze dokumenty przywożone na ostatnią chwilę albo w fatalnym stanie...

Skanowanie dokumentów i faktur OCR

Dzięki programom do skanowania faktur dokumenty mogą być dostarczane systematycznie. Wystarczy, że przedsiębiorca zeskanuje je albo – na co pozwalają niektóre programy – zrobi im zdjęcie smartfonem. Program do wystawiania faktur zrobi resztę – rozpozna pola na fakturze i przygotuje dane do dalszej pracy. Co więcej – takie dane mogą być automatycznie wprowadzane do programów księgowych, co sprowadza tę część pracy księgowej do akceptacji zeskanowanej faktury, ewentualnie odpowiedniego jej przekierowania (do kosztów albo wydatków).

Skanowanie OCR - rozpoznawanie tekstu

Problemy pojawiają się dopiero, gdy program do skanowania faktur nie rozpozna danych lub zrobi to niewłaściwie. Wówczas trzeba i tak uzupełniać odpowiednie pola ręcznie. Dlatego postanowiliśmy sprawdzić kilka programów pod względem jakości odczytywania danych.
Wybraliśmy programy SaldeoSMART, Scanye, Skanujfakture.pl oraz Skanuj.to.

Test programów OCR do skanowania faktur


Wzięliśmy pod uwagę sześć faktur – trzy zeskanowane i trzy sfotografowane smartfonem. Zacznijmy od dokumentu wydrukowanego na drukarce igłowej – wydruk jest niewyraźny, a sam dokument wygląda jak wyblakły.

Skanujfakture.pl

Skanujfakture.pl w błędny sposób odczytał sprzedawcę – w rzeczywistości w tym polu umieścił dane nabywcy, a z kolei miejsca, gdzie powinny być informacje o nabywcy pozostawił puste. Program nie rozpoznał także pozycji – na fakturze były dwie. Poprawnie z kolei odczytał sumę „Razem” i stawki VAT.

SaldeoSMART i Scanye

SaldeoSMARTScanye rozpoznały wszystkie pola, ale nie wyodrębniły wspomnianych pozycji. Warto jednak dodać, że w przypadku SaldeoSMART rozpoznawanie pozycji jest możliwe ale jako dodatkowa usługa.” Z kolei Skanuj.to rozpoznało wszystkie pola, łącznie z pozycjami.

Jak skanują programy do OCR? Wyniki testu

Nietypowy rozmieszczenie pól na fakturze

Kolejną fakturę wybraliśmy ze względu na nietypowy podział pól – w tym przypadku poszczególne dane oddzielone są od siebie liniami utworzonymi ze znaków „-” i „|”. Programy Skanujfakture.pl i SaldeoSMART rozpoznały fakturę bezbłędnie. Z kolei Skanuj.to błędnie odczytał datę wystawienia dokumentu i termin płatności. Scanye również miało problem z datą, ale już tylko z terminem płatności.

Jak programy OCR radzą sobie, gdy dokument ma 2 strony?

Trzecią fakturę wybraliśmy, aby sprawdzić, jak programy poradzą sobie z dwustronicowym dokumentem, który ma kilkadziesiąt pozycji – w sumie 65 – do tego na różne stawki VAT (5, 8 i 23%).

Jak skanują programy do OCR? Wyniki testu

SaldeoSMART rozpoznał poprawnie wszystkie wartości poszczególnych stawek VAT. Skanuj.to dodatkowo odczytało wszystkie poszczególne pozycje. Scanye miało problem tylko z numerem konta – nie został rozpoznany. Z kolei Skanujfakture.pl odczytało sumę „Razem”, ale niestety nie poradziło sobie z danymi dotyczącymi stawek VAT – zamiast odczytać je z podsumowania tabeli, pobrało stawki spośród niektórych pozycji faktury. Jednocześnie faktura została opatrzona komunikatem „do weryfikacji”, a dodatkowo dokument zawierał nagłówek „Suma poszczególnych stawek jest różna od wartości brutto w podsumowaniu!”.

Czy wystarczy aparat w smartfonie, zamiast skanera?

Kolejne faktury, jakie przygotowaliśmy do testu sfotografowaliśmy smartfonem. Nie korzystaliśmy z aplikacji do skanowania ale ze zwykłego aparatu. Zdjęcia robiliśmy w biurze, przy dziennym świetle ale bez specjalnego doświetlenia. Nie korzystaliśmy także ze specjalnych ustawień aparatu.

Na początek sfotografowaliśmy fakturę wydrukowaną tym razem na nowoczesnej drukarce biurowej. Dodatkowo przygotowaliśmy dokument z zerową stawką VAT. SaldeoSMART, skanuj.to i Scanye nie miały problemów z tym dokumentem.
Skanujfakture.pl z kolei nie rozpoznało stawki VAT, wartości brutto, netto i sum. Poprawnie z kolei odczytało kwotę do zapłaty.

OCR faktur – ranking

Kolejne faktury dotyczyły zakupu paliwa – zostały wystawione przez stacje należące do znanych koncernów paliwowych. Pierwsza z nich została zachowana w niemal idealnym stanie. Scanye, SaldeoSMART i Skanujfakture.pl rozpoznały fakturę bezbłędnie.

Skanuj.to miało problem z datą wystawienia – cyfrę 8 odczytał jako szóstkę, przez co pomylone zostały miesiące. Niestety program źle odczytał także VAT – zamiast 23 - 5%. Błędy pojawiły się także w stawce netto. Z kolei suma brutto pozostała poprawna.

Druga faktura za paliwo (ze stacji innego koncernu) została przed sfotografowaniem nieco pognieciona… Skanujfakture.pl było bezbłędne.

SaldeoSMART i Scanye nie rozpoznały daty wystawienia dokumentu. Skanuj.to odczytało cenę za litr jako dodatkową pozycję z zerowym VAT-em, przez co błędy pojawiły się także w podsumowaniu. Niezgodna z fakturą okazała się suma netto i brutto.

Jak się okazało nie ma jednoznacznego zwycięzcy naszego testu – za taki uznalibyśmy program, który poprawnie odczytałby wszystkie faktury. Nie ma też jednoznacznego przegranego – nie możemy bowiem wskazać, że na przykład jednemu z programów problemy sprawiły wszystkie faktury. Na pewno na pozytywną ocenę zasługuje SaldeoSMART, przy którym księgowy miałby najmniej poprawek. Jednak każdy z testowanych programów na pewno usprawni pracę w biurze rachunkowym.

Przeczytaj również: Jak wybrać darmowy program do wystawiania faktur online z/bez VAT?

Jak skanują programy do OCR? Wyniki testu

Aktualności

Program Ustawa o Ochronie Sygnalistów 2024 Co Musisz Wiedzieć?

Po ponad dwuletniej pracy oraz wielu poprawek 14 czerwca 2024 roku została uchwalona Ustawa o Ochronie Sygnalistów, która obejmuje szeroki zakres naruszeń prawa będących przedmiotem możliwych zgłoszeń dokonywanych przez Sygnalistów. Zapraszamy do artykułu, który wyjaśni kim jest Sygnalista oraz jakie obowiązki musi spełnić firma w związku z Ustawą o Ochronie Sygnalistów.

15 Wrzesień 2024

Program JPK CIT od stycznia 2025 roku

Nowe regulacje, które wejdą w życie od 2025 roku, wprowadzą bardziej złożone struktury plików JPK, w tym przede wszystkim JPK CIT, który obejmie raportowanie podatku dochodowego od osób prawnych.

6 Wrzesień 2024