Czy spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość?

Księgowanie – czyli mówiąc językiem definicji: ewidencjonowanie operacji gospodarczych – to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Nie ma od niego wyjątków. Oczywiście łatwiejsza i tańsza w obsłudze jest księgowość uproszczona – chodzi o Księgę Przychodów i Rozchodów, albo rozliczenia ryczałtowe. Ale są sytuacje, w których przedsiębiorca nie ma wyjścia i musi wybrać pełną księgowość, albo w trakcie prowadzenia działalności przejść np. z popularnej KPiR-ki na pełne księgi.

Uproszczona księgowość – wcale nie taka prosta

Uproszczona księgowość, czasem nazywana też małą księgowością, to najpopularniejszy sposób rozliczania. Wymaga prowadzenia – można powiedzieć – podstawowej ewidencji operacji gospodarczych. W praktyce wygląda to najczęściej wręcz banalnie: przedsiębiorca zbiera faktury, które wystawia, a także te które otrzymuje, przekazuje je księgowej, a ta informuje go jakie podatki ma do zapłacenia. Przedsiębiorca może też próbować sam się rozliczać w oparciu na przykład o dostępne na rynku programy do księgowości. Warto jednak wcześniej dokładniej sprawdzić ofertę programów, a także zweryfikować realne możliwości samorozliczania. W pierwszym przypadku chodzi np. o koszty – na rynku są dostępne darmowe programy do KPiR, w których można się samemu rozliczać, ale oferta wielu z nich jest tylko pozornie darmowa. Chodzi o dodatkowe koszty związane np. z aktualizacjami – w wielu przypadkach to koszt nawet kilkuset, albo nawet ponad tysiąca złotych rocznie. Z drugiej strony aktualizacje są obowiązkowe i stanowią warunek poprawnego działania programu. Na szczęście na rynku są też programy, które oferują bezpłatne aktualizacje.

Czy dam radę?

Przed podjęciem decyzji o rozliczaniu się samemu, warto jeszcze zwrócić uwagę na jedną kwestię: czy dam radę? Nie chodzi o bardzo skomplikowane rachunki, ale ich wielość, a także konieczność dostosowywania do obowiązujących przepisów już mogą stanowić problem. Najczęściej barierą nie do pokonania przy samorozliczeniu jest liczba faktur. Jeśli wystawiasz 2-3 faktury, a sam otrzymujesz 5-6, możesz spróbować. W innej sytuacji może się okazać, że rozliczanie pochłonie zbyt dużo czasu i zamiast skupić się na biznesie będziesz niewolnikiem dokumentów. Sprawdź program online do fakturowania.

Pełna księgowość – dla kogo?

Zacznijmy od księgowości uproszczonej – to najpopularniejsza forma rozliczeń. Zdecydowana większość małych firm korzysta właśnie z tej formy rozliczeń. Zgodnie z definicją, uproszczona księgowość jest dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych a także spółek partnerskich, których przychód z poprzedniego roku nie przekroczył równowartości 2 mln euro. Oczywiście jeśli przedsiębiorca przekroczy ten limit będzie musiał przejść na pełną księgowość. Inaczej jest w przypadku konkretnych form działalności – tu nie ma limitów kwot, a o rozliczaniu decyduje już właśnie sama forma. Do tych form działalności zaliczają się spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki kapitałowe prawa handlowego), a także spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne (spółki osobowe prawa handlowego). Oczywiście ta sama sytuacja dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczali się w oparciu np. o KPiR, ale przekształcili swoją działalność w wymienione wyżej formy prowadzenia przedsiębiorstwa. Jeśli chodzi o pełną księgowość to prowadzenie jej samemu jest właściwie niemożliwe – właściwie, bo są oczywiście przedsiębiorcy, którzy podejmują to wyzwanie, ale to zdecydowanie wyjątki. Liczba dokumentów, które trzeba generować, dużo bardziej skomplikowane formy rozliczania itd. sprawiają, że prowadzenie pełnej księgowości lepiej powierzyć księgowemu. Ten oczywiście może skorzystać z programu, co z kolei ułatwi też życie samemu przedsiębiorcy, ale oferta programów komputerowych do obsługi pełnej księgowości jest zdecydowanie uboższa. Można jednak znaleźć nowoczesne, intuicyjne oprogramowanie.