Do faktur czasem podchodzimy dość beztrosko. Ot, świstek papieru, który trzeba odebrać przy zakupach zamiast paragonu, a potem dostarczyć do księgowej. Albo dowód sprzedaży, który wystawiamy naszym klientom… Faktura to w rzeczywistości dokument. Podstawa naszego rozliczenia. Dokładnie zdefiniowana przez ustawę.
Jeśli faktura nie spełni wszystkich wymogów, jakie ją określają, nie będzie ważna. Nie będziemy mogli jej rozliczyć, czy na jej podstawie domagać się np. zwrotu VAT. Z drugiej strony, banalne z pozoru sformułowanie: „wystawię fakturkę” może wiązać się z kłopotami szczególnie na początku działalności. Zatem co powinna zawierać faktura VAT?
Najprościej - zamiast wczytywać się w dokładne wytyczne ustawy - lepiej skorzystać z profesjonalnych programów, które poprowadzą nas przez proces tworzenia faktury. W programie do księgowości Taxomatic wystawienie faktury jest banalnie proste. Poza tym jego twórcy dokładnie znają odpowiedź na pytanie „co powinna zawierać faktura VAT?”. To duże ułatwienie nawet dla księgowych i biur rachunkowych.
W Taxomatic wygląda to tak:
Elementy faktury VAT
Rewolucje w przepisach nie są codziennie, ale ustawodawcy co jakiś czas lubią coś zrewidować np. różne formalne wymagania. Jeśli o nich nie będziemy pamiętać, jeśli ich nie będziemy śledzić, może się okazać, że faktura albo faktury które wystawiliśmy są nieważne.
Przejdźmy w końcu do samej faktury, a dokładnie do tego jakie dane powinna zawierać faktura VAT. Na początek przypomnijmy: faktura jest dokumentem, w którym nie ma miejsca na dowolność. Danych, które są wymagane, nie możemy traktować arbitralnie. W przypadku wystawiania faktury
nie ma miejsca na „niech pan wpisze, co pan chce”, albo „może być nazwisko, ale nie musi”…
Powiedzmy jasno - to jakie dane powinna zawierać faktura VAT reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i przekazywanych w formie elektronicznej. Niezależnie od tego jak przekazujemy fakturę, musi ona spełniać określone wymogi formalne. Najlepiej zajrzyjmy do ustawy o podatku od towarów i usług. Interesuje nas art. 106e ust. 1. Zgodnie z tym przepisem faktura musi zawierać
- datę wystawienia
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (chodzi oczywiście o NIP)
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (tu także oczywiście chodzi o NIP)
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (chodzi w tym przypadku o cenę jednostkową netto)
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (tu także mowa o wartości sprzedaży netto)
- stawkę podatku
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwotę należności ogółem
To podstawowe zestawienie danych, które powinna zawierać faktura VAT. Są oczywiście przypadki, które wymagają dodatkowych informacji, ale do nich zajrzymy w kolejnych tekstach.
Co jeszcze powinna zawierać faktura VAT?
Nie ma jednego, obowiązującego wzoru druku faktury VAT. Przedsiębiorcy najczęściej wykorzystują takie, które są najłatwiejsze dla nich w codziennym funkcjonowaniu. W przypadku programu do księgowości Taxomatic, o którym wspominaliśmy faktura VAT wygląda tak:
Dodajmy, że choć na większości faktur znajduje się nagłówek „Faktura VAT”, to nie ma obowiązku takiego oznaczania tych dokumentów.
Faktury wystawia się najczęściej w dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje sprzedający przekazując do dokumentacji podatkowej. Często jeszcze można spotkać podział na oryginał i kopię, gdzie oryginał otrzymuje kupujący, a kopia trafia do sprzedającego. Ustawa nie wspomina jednak o takim podziale i nie różnicuje rangi takich dokumentów.
Faktury wystawia się najczęściej w dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje sprzedający przekazując do dokumentacji podatkowej. Często jeszcze można spotkać podział na oryginał i kopię, gdzie oryginał otrzymuje kupujący, a kopia trafia do sprzedającego. Ustawa nie wspomina jednak o takim podziale i nie różnicuje rangi takich dokumentów.
Jak widać banalna z pozoru kwestia: co powinna zawierać faktura VAT, może sprawić kłopoty nawet w podstawowej wersji. Dlatego tak wielu przedsiębiorców stawia na profesjonalny program do księgowości Taxomatic, gdzie wszystko jest zautomatyzowane i uproszczone.