Księgowość to jeden z najważniejszych działów w firmie. Przedsiębiorcy – rozmawiając między sobą – często chwalą się: mam świetną księgową. Czy jednak księgowa musi być na wyłączność, czy musimy ją zatrudniać w naszej firmie? Czy nie lepiej i nie taniej szukać usług na rynku? I w końcu co najważniejsze - czy outsourcing usług księgowych jest bezpieczny?
Oczywiście sytuacja idealna to taka, w której mamy księgową na etacie, urzęduje w biurze obok, jest tylko dla nas i na każde nasze zawołanie. Jednak musimy pamiętać, że wiąże się to z dość dużymi kosztami, które szczególnie na początku prowadzenia działalności gospodarczej, są kluczowe. Naturalne jest więc, że pojawia się pomysł na outsourcing usług księgowych.
Czy zewnętrzna księgowa będzie dostępna?
To pierwsze pytanie, jakie często pada przy rozważaniu możliwości outsourcingu usług księgowych. Obawa jest jak najbardziej uzasadniona. Skoro będziemy jedną z wielu firm, które obsługuje np. zewnętrzne biuro księgowe, to czy będziemy mieć kłopoty z pozyskiwaniem podstawowych informacji? Czy na przykład, jeśli dostarczymy dokumenty za poprzedni miesiąc jako pierwsi, to też jako pierwsi otrzymamy informacje o wysokości podatku? Czy nie okaże się, że księgowa wyśle nam je 20. dnia miesiąca wieczorem „bo wcześniej nie miała czasu, bo ma tylu klientów”. Co więcej, czy jeśli będziemy potrzebować kluczowych informacji na temat naszej firmy to księgowa będzie w stanie szybko nam ich udzielić? Często może to wpływać na decyzje biznesowe, co z kolei może decydować o naszej firmie. Co z tego bowiem, że otrzymamy szansę wejścia w jakiś projekt, skoro nie będziemy w stanie dowiedzieć się od księgowej czy nas na to stać. A jeśli księgowa wyjedzie na wakacje w decydującym dla naszej firmy momencie – przecież skoro nie jest moim pracownikiem to może to zrobić kiedy chce… Oczywiście wszystkie te wątpliwości są jak najbardziej uzasadnione i niestety nie można jednoznacznie ich rozwiać. Oczywiście może się okazać, że uda nam się znaleźć idealne biuro rachunkowe, z którym ustalimy jasne warunki i które będzie spełniało wszystkie nasze wymagania. Niestety jest to kwestia bardziej szczęścia niż chłodnej analizy rynku i świadomego wyboru, a poza tym często jest to także niezależne od samej księgowej. Jeśli obsługuje bowiem np. 10 firm i 8 z nich w tym samym czasie poprosi o dodatkowe dane, raporty i dokumenty „na już”, to jak ma zdecydować od której zacząć? Alfabetycznie? Czy może od wysokości comiesięcznych opłat? Po prostu trzeba będzie poczekać.
Księgowa zajęta, ale dane dostępne
Wyjściem z tej sytuacji jest szukanie nie tylko zewnętrznych usług księgowych, ale usług opartych na konkretnych narzędziach. Zazwyczaj klient biura rachunkowego nie wie, jak nazywa się program, na którym pracuje jego księgowa. To normalne – interesuje go, żeby wszystko się zgadzało, a dane podawane były jak najszybciej. Poza tym do tej pory nie miało to wielkiego znaczenia, bo dostępne na rynku programy różniły się właściwie tylko poszczególnymi funkcjonalnościami i najczęściej były nie tyle wybierane przez księgową, ile polecane przez starsze koleżanki, albo po prostu działające od wielu lat w danym miejscu. Księgowa, która zaczynała pracę na programie, który obowiązywał w biurze, gdzie się zatrudniała, potem przez resztę zawodowego życia była mu wierna, nawet zakładając swoje biuro. Obecnie jednak rynek programów księgowych przechodzi rewolucję. Można powiedzieć, że zaczyna doganiać XXI wiek. Pojawił się bowiem program Taxomatic, który działa w chmurze, tak jak dobrze wszystkim znana bankowość elektroniczna. Wiele osób nie wyobraża sobie dzisiaj „chodzenia” do banku. Wystarczy aplikacja w telefonie, w której można zrobić wszystko. Podobnie już niedługo będzie z księgowością.
Jak przygotować raporty na spotkanie biznesowe?
Największą zaletą systemu księgowego online jest uniezależnienie się od księgowej. Taxomatic pozwala na sprawdzanie danych o naszej firmie na bieżąco, z każdego urządzenia z dostępem do Internetu, a co najważniejsze bez pośrednictwa księgowej. Podobnie jak stan konta możemy sprawdzić w domu, w pracy, na wakacjach bez jakiegokolwiek udziału pracowników banku, tak samo możemy w każdej chwili zweryfikować stan naszej firmy bez pomocy księgowej. Dziś nawet posiadając własną księgową musimy ją poprosić o sprawdzenie np. naszej płynności finansowej, zobowiązań, należności itd. Raport otrzymamy – w najlepszym przypadku – po kilku godzinach. Dzięki Taxomatic można te wszystkie dane weryfikować na bieżąco – na przykład podczas spotkania biznesowego w telefonie komórkowym. Księgowa nawet o tym nie będzie wiedzieć.
Podatek może być niebezpieczny
Niestety bardzo dużym kłopotem dla przedsiębiorcy może być podatek – oczywiście nie chodzi o to, że musimy go płacić, na to niestety nic nie poradzimy. Ale możemy ograniczyć kłopoty z nim związane. Chodzi o kwotę podatku.
Dzisiaj często jest tak, że przedsiębiorca korzystający z outsourcingu usług księgowych dowiaduje się o wysokości podatku 20. dnia miesiąca wieczorem… Wyobraźmy sobie sytuację, a wielu przedsiębiorców nie będzie musiało używać wyobraźni, bo wiele razy już w takiej było, że właśnie 20. dnia miesiąca otrzymujemy SMS od księgowej: podatek 5 tys. złotych. Termin płatności za chwilę upłynie, a na koncie 4700 złotych…
Rozwiązaniem ponownie jest program Taxomatic. Dzięki technologii online generuje on na bieżąco prognozę podatku – pozwala to przedsiębiorcy np. kilka dni przed terminem sprawdzić jak dużo będzie musiał zapłacić. Dzięki temu będzie mógł zabezpieczyć odpowiednią sumę na koncie, ewentualnie – jeśli podatek będzie niższy od spodziewanego – nie będzie musiał blokować na koncie dużej kwoty. Oczywiście prognoza dostępna jest dla przedsiębiorcy bez pośrednictwa księgowej.
Outsourcing, czyli dowożenie dokumentów
To dla wielu przedsiębiorców największy kłopot. Marzą o własnej księgowej w pokoju obok, tylko dlatego, żeby nie jeździć do księgowej z dokumentami. Dziś muszą kilka razy w miesiącu, po pracy, jechać z dokumentami. Czasem to tylko jeden – dwa dokumenty, ale muszą być dostarczone na czas.
Rozwiązaniem tego kłopotu z outsourcingową obsługą księgową jest znowu program Taxomatic. Umożliwia on wprowadzanie dokumentów bezpośrednio przez przedsiębiorcę. Brzmi jak dodatkowe obowiązki, których na pewno każdy chce uniknąć. Na szczęście chodzi o… robienie zdjęć dokumentów. Nowoczesna technologia pozwala zapomnieć o kupowaniu skanera, instalowaniu specjalnego oprogramowania itd. Wystarczy smartfon. Zdjęcie faktury wprowadzamy do Taxomatic, a program sam je rozpoznaje i wypełnia odpowiednie pola. Dzięki temu księgowa także ma mniej pracy.
To rozwiązanie umożliwia także wprowadzanie pojedynczych dokumentów nawet w ostatniej chwili przed terminem podatkowym. Podsumowując, jeśli decydujemy się na outsourcing usług księgowych, warto poszukać nie tylko samej obsługi, ale przede wszystkim takiej, która oparta jest na rozwiązaniach, które z kolei pozwolą nam uniknąć uciążliwości związanych z zewnętrzną księgową.