Księga przychodów i rozchodów – co powinien zawierać program?

Księga przychodów i rozchodów – co powinien zawierać program?

KPiR to najpopularniejsza forma rozliczeń, bo dotyczy też najliczniejszej grupy podmiotów. Z pozoru jest też formą najłatwiejszą – rozliczanie „na książce” według wielu nie wymaga jakiejkolwiek pomocy księgowej. Wystarczy też znaleźć odpowiedni program, który nam w tym pomoże, a wpisując w wyszukiwarce „program księga przychodów i rozchodów” zostajemy wprost zasypani wynikami. Jak wybrać najlepszy program – co musi zawierać?

Książka Przychodów i Rozchodów – dla kogo?

Zacznijmy od definicji. W tym przypadku już sama nazwa - księga przychodów i rozchodów – dokładnie opisuje czym jest popularna „książka”, albo KPiR-ka. Podręcznikowo, to narzędzie księgowe, służące po prostu do ewidencji przychodów i kosztów uzyskania przychodów firmy.

Zgodnie z obowiązującym prawem przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich. Żeby definicja była pełna, dodajmy, że na podstawie książki przychodów i rozchodów, możemy oczywiście wyliczyć dochód – podstawę opodatkowania w trakcie roku podatkowego w celu rozliczenia się z Urzędem Skarbowym.

Sama książka przychodów i rozchodów uwzględnia m.in. przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności i koszty prac badawczo-rozwojowych – czyli wszystko, co jest związane z prowadzeniem niewielkiej firmy.

Niewielkiej, bo z takiej formy rozliczania może korzystać tzw. „mały podatnik”, czyli podmiot, którego wartość przychodów netto w poprzednim roku obrotowym nie przekroczyła 1,2 mln Euro. Oczywiście dla wielu takie przychody mogą pozostawać w sferze marzeń i wydają się definiować duże przedsiębiorstwa, jednak obowiązujące prawo jasno definiuje ten próg jako dostępny dla chcących rozliczać się w oparciu o Książkę Przychodów i Rozchodów.

Dodajmy, że prawo równie jednoznacznie definiuje możliwość utraty rozliczania się w oparciu o KPiR. Jeśli firma przekroczy wspomniany próg – czyli w poprzednim roku obrotowym jej przychód netto będzie większy niż 1,2 mln Euro – straci status tzw. „małego podatnika”, a co za tym idzie nie będzie mogła rozliczać się w oparciu o KPiR, ale będzie musiała przejść na inną formę rozliczania, czyli pełną księgowość.

Książką Przychodów i Rozchodów – program

Dzisiaj praktycznie nie spotyka się już, żeby Książka Przychodów i Rozchodów była prowadzona „ręcznie”, czyli w oparciu o tradycyjne dokumenty i wypełniana długopisem. Biura rachunkowe działają w oparciu o programy do księgowości. Na rynku jest bardzo wiele różnych programów do KPiR.

Jeśli wpiszemy w wyszukiwarkę hasło: „książka przychodów i rozchodów program”, otrzymamy tysiące wyników. Warto właściwie wybrać odpowiedni dla siebie program do księgowania, a nie kierować się np. tylko najniższą ceną. Nawet jeśli jesteśmy początkującymi przedsiębiorcami to nie bójmy się programów dedykowanych dla zawodowych księgowych. Programy do księgowości dla biur rachunkowych mogą odstraszać wielością dodatkowych funkcji, ale najczęściej oferują także uproszczone wersje np. tylko „wystawianie faktur”, albo właśnie program dedykowany KPiR.

Kryteria programu księgowego

Jeśli chodzi o podstawowe kryterium to oczywiście jest to zgodność z obowiązującymi przepisami. Program, w którym rozliczana będzie Książka Przychodów i Rozchodów musi bezwarunkowo spełniać podstawowe założenia, które definiuje prawo. Chodzi m.in. o konkretne dane, takie jak data wydatku lub przychodu, numer faktury bądź innego dowodu zakupu, dane kontrahentów, rodzaj transakcji itp.

Musimy być też pewni, że program do Książki Przychodów i Rozchodów jest aktualny wobec zmian w prawie, które co jakiś czas są wprowadzane. Dlatego warto szukać najnowszych programów – te sprzed lat mogą nie być aktualne, albo na dzień dobry mogą wymagać od nas aktualizacji. I tu możemy wpaść w finansową pułapkę.

Przed wyborem programu do Książki Przychodów i Rozchodów warto sprawdzić – dla naszego komfortu i bezpieczeństwa - czy aktualizacje są bezpłatne. Na rynku są firmy, które proponują programy do księgowości za darmo, ale w rzeczywistości, po rozpoczęciu pracy, okazuje się, że mają wiele ukrytych kosztów. Wśród nich „najpopularniejsze” i najczęściej stosowane są właśnie płatne aktualizacje – z dodatkowych funkcji nie musimy korzystać, a co za tym idzie nie musimy ich kupować, ale aktualizacje są niezbędne więc jesteśmy skazani na dodatkowe opłaty. W wielu przypadkach mowa o na prawdę znacznych sumach, które trzeba ponosić cyklicznie, co najmniej raz w roku.

Książka Przychodów i Rozchodów – bezpieczeństwo

Jednym z ważnych argumentów, na które należy zwrócić uwagę musi być bezpieczeństwo danych naszej firmy. Chodzi o dane, które opisują naszą działalność, definiują rozwój firmy, pokazują w jakiej kondycji jest nasze przedsiębiorstwo itd. Nie trzeba więc przekonywać jak ważne są to informacje i jak niebezpieczne może być ich utracenie. Wyobraźmy sobie, że z dnia na dzień tracimy bazę naszych kontrahentów, historię ich zakupów, rabaty, ostatnie zamówienia etc. Nie wspominając już o utracie danych księgowych, których przechowywanie i dostępność dla urzędników reguluje prawo, a których brak może skończyć się dla nas nie tylko kłopotliwą wizytą w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, albo Urzędzie Skarbowym i tłumaczeniem, że to nie celowe działanie, a my nie jesteśmy oszustami. Za brak danych czekają nas kary, a ich wysokość może być nie tylko dotkliwa, ale wręcz niebezpieczna dla naszej firmy. Urzędy centralne od jakiegoś czasu same wskazują sposób, który jest najbardziej bezpieczny dla naszych danych. Chodzi o popularny system, który świetnie sprawdza się w bankowości i jest przez Polaków powszechnie wykorzystywany. Mowa o przeniesieniu danych do rzeczywistości online, czyli do chmury. Brzmi skomplikowanie i od razu nasuwa skojarzenia z cyberprzestępczością. W rzeczywistości w ten sposób od długiego czasu działają wspomniane banki. To dzięki temu rozwiązaniu możemy wykonywać przelewy nie tylko z domowego komputera, ale nawet smartfonem – zachowując oczywiście najwyższy stopień bezpieczeństwa. Niebawem dane księgowe też zostaną tak zabezpieczone i to nie dlatego, że jest to najlepszy możliwy system, ale przede wszystkim w związku z politycznymi decyzjami o cyfryzacji tego obszaru działalności państwa.

Na rynku pojawił się już program do księgowości dla biur rachunkowych (także zawierający część do wystawiania faktur, a także program Książka Przychodów i Rozchodów), który jest zabezpieczony w ten właśnie sposób.

Książka Przychodów i Rozchodów – decyzja!

No dobrze, ale wróćmy do najważniejszego pytania – który program wybrać? Znowu wpisujemy w wyszukiwarce hasło: Książka Przychodów i Rozchodów program. I znowu zostajemy zasypani tysiącami wyników... Wybór to niestety Państwa indywidualna sprawa, ale najważniejsze kryteria to – przypomnijmy:

  • zgodność z przepisami
  • brak ukrytych kosztów (pamiętajmy o płatnych aktualizacjach!)
  • bezpieczeństwo danych

Ważna jest także łatwość w poruszaniu się po programie i jego intuicyjność. Tu – wiemy to z doświadczenia - decydujący jest czas pojawienia się na rynku – im program jest starszy, czyli opiera się na starszej technologii i rozwiązaniach tym jego obsługa jest bardziej skomplikowana. Obecnie pojawiające sie programy działają w oparciu o współczesne rozwiązania, które dla każdego użytkownika smartfona albo laptopa nie będą wielkim wyzwaniem. Po zaksięgowaniu jednego miesiąca kolejne nie sprawią nam jakichkolwiek kłopotów.

Aktualności

Porady Program do wystawiania faktur VAT - jaki darmowy program wybrać?

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, formy opodatkowania, liczby pracowników itd. każdy przedsiębiorca wystawia faktury. Niektórzy robią to korzystając z rozbudowanych programów księgowych, które stosują do obsługi swoich firm. Na rynku są jednak dużo prostsze narzędzia, które świetnie nadają się do wystawiania faktur. Który program wybrać?

14 Listopad 2018

Program Polecony z Taxomatic już niedługo

Poczta Polska rozszerza swoją ofertę listów w formie elektronicznej. Już niebawem będzie można w ten sposób odbierać listy polecone. Oczywiście Taxomatic jest gotowy na automatyczne i bezpłatne rozszerzenie oferty.

13 Listopad 2018

Znajdź księgowego

Znajdź biuro księgowe korzystające z Taxomatic

Wyszukaj księgowego