Czy każdy darmowy program księgowy jest bezpieczny?

Według ostatniego raportu "Barometr cyberbezpieczeństwa" przygotowanego przez KPMG wynika, że wśród firm działających w Polsce cyberataki są zjawiskiem powszechnym. Aż 82% przedsiębiorstw odnotowało przynajmniej jeden cyberincydent w roku. Prawie 40% firm odnotowało wzrost liczby cyberataków, ale mimo tego dla połowy firm zatrudnienie wykwalifikowanego pracownika jest praktycznie niemożliwe. Oczywiście ze względu na zbyt mały budżet… Niestety problemem jest też poczucie bezpieczeństwa firm z sektora MŚP. Wielu uważa, że ich podmioty są zbyt małe – a co za tym idzie, nie są atrakcyjne dla hakerów. Tymczasem to właśnie one są atakowane.

Czy księgowanie online jest bezpieczne?

Na polskim rynku pojawiła się właśnie księgowość online. Na początku należy zdefiniować różnice między programem, który opiera się o księgowość online, a programem, który korzysta z tzw. zdalnego pulpitu. W drugim przypadku mamy do czynienia z tradycyjnym programem, który opiera się na połączeniu między komputerami, które to z kolei umożliwia korzystanie np. w domu ze wszystkich programów i plików, jakie znajdują się na komputerze służbowym. Jest to usługa powszechnie dostępna dla użytkowników Internetu bez wykupowania dodatkowych licencji i oprogramowania. Z kolei program księgowy online to system, który działa dokładnie tak samo, jak banki, czyli jest zabezpieczony w najlepszy możliwy sposób. Czasem można spotkać opinie: "księgowość online nie budzi mojego zaufania". To o tyle dziwne stwierdzenie, że najczęściej słychać je z ust osób, które chętnie korzystają z bankowości elektronicznej, ze wszystkimi możliwymi opcjami jak płacenie zbliżeniowe, płacenie telefonem, przelewy ze smartfona itd. Jeśli jednak te same osoby usłyszą hasło "księgowość przez Internet" uznają, że na pewno jest ona źle zabezpieczona. To najczęściej efekt kontaktu ze wspomnianymi wcześniej programami tradycyjnymi działającymi przy wykorzystaniu zdalnego pulpitu, które – przypomnijmy – nie mają nic wspólnego z tym, co możemy określić jako księgowanie online.

Księgowy online z protokołem SSL

Analizując sposób w jaki zabezpieczona jest księgowość online weźmiemy pod uwagę program Taxomatic. To program księgowy online do pełnej księgowości i KPiR. System zabezpieczeń, jaki został wykorzystany przy jego tworzeniu jest dokładnie taki sam, jak w przypadku banków – opiera się m.in. o Secure Socket Layer, czyli popularny protokół SSL. Mówiąc bardzo obrazowo jest to specjalnie zaprojektowany sposób przesyłania danych, który gwarantuje bezpieczeństwo – w tym przypadku danych wykorzystywanych do procesu, który możemy nazwać: księgowanie online. Wszystkie dane wysyłane są w zaszyfrowanej postaci tak, że podczas transmisji danych nie mogą one być odczytane przez nieuprawnione i niepożądane osoby. To z kolei gwarantuje bezpieczeństwo zarówno danych księgowych, jak i wszystkich informacji związanych z właścicielem konta, a także jego kontrahentów. Dzięki temu księgowość online jest najbezpieczniejsza.

Księgowość online odporna na "czynnik ludzki"

Warto wspomnieć, że bankowość elektroniczna, a co za tym idzie także księgowość online, również narażona jest na cyberataki, o czym zresztą czasem informują media. Jednak chodzi o sytuacje, kiedy sam klient „wpuszcza” hakera do swojego konta. Najczęściej przestępcy bazują na łatwowierności, albo braku czujności klienta. Wysyłają smsy, albo maile w których umieszczają np. wezwanie do zapłaty niewielkiej należności, ukrywając w linku oprogramowanie, które przejmuje władzę nad kontem, albo automatycznie pobiera dużo wyższą kwotę. W tym przypadku mówimy jednak o tzw. „czynniku ludzkim”, który sprawia, że system jest nieszczelny. W przypadku zachowania podstawowej czujności, bankowość jak i księgowość internetowa jest zabezpieczona w najlepszy z możliwych sposobów. Warto w tym miejscu także wspomnieć o zabezpieczeniu „konta”, jakie ma księgowy online, przed dostępem osób trzecich – a więc także wyeliminowania kolejnego "czynnika ludzkiego". Ze wspomnianego już raportu KPMG wynika, że aż 56% niezadowolonych lub podkupionych pracowników stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa danych firm. Oczywiście nie jest uczciwe podejrzewanie każdego pracownika o oszustwo, ale warto wskazać na dostęp, jaki do programu otrzymują informatycy – często firm zewnętrznych – w przypadku tradycyjnych programów do księgowości. Chodzi o dostęp związany np. z serwisowaniem serwerów, instalowanie aktualizacji, albo nowych wersji oprogramowania. Księgowość online nie wymaga takich prac – dodajmy, że dzięki temu jest także tańsza w utrzymaniu. Jeśli chodzi o księgowość przez Internet wszystkie aktualizacje są wprowadzane automatycznie, bez jakiejkolwiek aktywności na urządzeniach klienta, a poza tym – przynajmniej w przypadku wspomnianego programu Taxomatic – za darmo. To także udogodnienie, jakie oferuje księgowość online.

Niezniszczalne księgowanie online

W przypadku tradycyjnych programów księgowych instalowanych na komputerach stacjonarnych należących np. do biura rachunkowego trzeba pamiętać jeszcze o jednym zagrożeniu – fizycznym zniszczeniu nośników. Komputer, albo serwer na których są wszystkie dane naszych klientów mogą zostać skradzione, albo np. zalane… W przypadku księgowości online jest to niemożliwe. Dane są bezpieczne przed fizycznym zniszczeniem. Liczba zabezpieczeń, a także łatwość dostępu sprawiają, że jest tylko kwestią czasu aż księgowość online opanuje cały rynek. Podobnie jak dzisiaj nie wyobrażamy sobie, abyśmy lokowali nasze pieniądze w banku, który nie umożliwia nam korzystania z usług online, tak już niedługo księgowość przez Internet będzie jedyną, jaką będziemy chcieli użytkować. Regulacje prawne, jakie przygotowywane są przez rząd (cyfryzacja kolejnych obszarów księgowości) również zmierzają do sytuacji, w której księgowość internetowa stanie się nie tylko powszechnie dostępna, ale wręcz wymagana. Wszystko wskazuje na to, że księgowy przyszłości, to księgowy online.