Jak odebrać dokumenty bez spotkania z klientem?

Jak odebrać dokumenty bez spotkania z klientem?

Dostarczanie dokumentów do księgowej to codzienny problem wszystkich biur rachunkowych. W czasie wyjątkowym – jak na przykład podwyższonego zagrożenia zachorowaniem albo wprost: epidemii - to dodatkowy problem. Staramy się ograniczyć kontakt z innymi osobami ale jesteśmy skazani na dostarczenie albo odebranie dokumentów księgowych. Jak się okazuje, z pomocą w takim przypadku przychodzą nam nowe technologie.

Dostarczanie dokumentów do księgowej

Klient nie dostarcza dokumentów na czas, przywozi dokumenty w reklamówce raz na miesiąc, w ostatnim momencie przypomina sobie o dodatkowych fakturach… To problemy, z jakimi biura rachunkowe borykają się na co dzień. Oczywiście wiele z nich jest regulowanych przez umowy, a dokładnie zawarte tam zasady dostarczania dokumentów do księgowego. Oczywiście najlepiej taką umowę wypracować razem z klientem – niech zaproponuje swój pomysł na dostarczanie faktur, a także graniczny termin, czyli do kiedy dokumenty do księgowego dostarczy ostatecznie.


Najczęściej w takich umowach podawany jest 10. dzień kolejnego miesiąca – to dość bezpieczny termin, który bierze także pod uwagę przygotowanie dokumentów do biura rachunkowego przez przedsiębiorcę. Choć samo przygotowanie dokumentów to już inny temat. Księgowi często skarżą się, że faktury trafiają do nich w podobnej formie od wszystkich klientów. Chodzi oczywiście o słynne dokumenty w reklamówce. Oczywiście nikt nie wymaga, aby faktury były spakowane - każda osobno – w foliowe koszulki, ale zasady dostarczania dokumentów do księgowego powinny także zawierać sposób ich przygotowania.


Jak odebrać dokumenty bez spotkania z klientem?

Czy możliwe jest dostarczanie dokumentów bez wychodzenia z domu?

Jak się okazuje, dostarczanie dokumentów do księgowej w oparciu o nowe technologie, jest zdecydowanie mniej skomplikowane dla każdej ze stron. Tak naprawdę spisując zasady dostarczania dokumentów do księgowego wystarczy wówczas zaznaczyć, że przedsiębiorca powinien regularnie robić… zdjęcia smartfonem i wysyłać je do biura rachunkowego. Tak naprawdę na tym właśnie opiera się dostarczanie dokumentów do księgowej pracującej w oparciu o nowe technologie.

 

Tak działa na przykład program dla biur rachunkowych Taxomatic. Dzięki technologii online, na której opiera się ten program księgowy, przedsiębiorca może w ogóle nie spotykać się z księgową. Dostarczanie dokumentów bez wychodzenia z domu opiera się na wspomnianej wysyłce zdjęć. Przedsiębiorca dostając fakturę fotografuje ją smartfonem i przesyła – MMS-em, albo e-mailem – do biura rachunkowego. Jeśli wystawia fakturę w programie do księgowości Taxomatic to ta z kolei automatycznie księguje się w systemie. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi pamiętać o zbieraniu dokumentów, a księgowa nie ma już problemu, że klient nie dostarcza dokumentów na czas.

 

Do kiedy dokumenty do księgowego?

Co więcej – jeśli przedsiębiorca będzie to robił regularnie, to po pierwsze może zapomnieć o tym do kiedy dokumenty do księgowego muszą trafić ostatecznie, aby zostały zaksięgowane, a do tego dostaje niezwykle przydatną informację. Chodzi o prognozę podatku, którą program do księgowości Taxomatic generuje na podstawie wprowadzanych dokumentów.

Przede wszystkim jednak pamiętajmy, że korzystanie z takiego rozwiązania pozwala przedsiębiorcy na dostarczanie dokumentów bez wychodzenia z domu. Nie trzeba marnować czasu na dojazd do księgowego i – co ważne w momencie, w którym tak wiele mówi się o ograniczeniu kontaktów z innymi osobami ze względu na zagrożenie koronawirusem – nie trzeba odwiedzać biura. Te same zalety dotyczą księgowego – zamiast dostawać dokumenty w reklamówce otrzymuje je uporządkowane w formie elektronicznej, a do tego nie musi osobiście przyjmować ich od przedsiębiorcy albo jego pracowników.

To tylko niektóre z wielu zalet, jakie ma program do księgowości Taxomatic.

Aktualności

Program Ostatnie dni promocji: 6 miesięcy za darmo

Tylko do 31 lipca można zdobyć kod rabatowy uprawniający do korzystania z programu Taxomatic aż przez 6 miesięcy za darmo. To część specjalnej tarczy antykryzysowej, którą dla Klientów przygotował zarząd Taxomatic.

29 Lipiec 2020

Porady A jednak...jest nowy ostateczny termin zgłoszeń do CRBR

MF poinformowało, że udało się usunąć wszystkie zakłócenia w funkcjonowaniu systemu, który obsługuje Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

17 Lipiec 2020