Dostarczanie dokumentów do księgowej to codzienny problem wszystkich biur rachunkowych. W czasie wyjątkowym – jak na przykład podwyższonego zagrożenia zachorowaniem albo wprost: epidemii - to dodatkowy problem. Staramy się ograniczyć kontakt z innymi osobami ale jesteśmy skazani na dostarczenie albo odebranie dokumentów księgowych. Jak się okazuje, z pomocą w takim przypadku przychodzą nam nowe technologie.
Dostarczanie dokumentów do księgowej
Klient nie dostarcza dokumentów na czas, przywozi dokumenty w reklamówce raz na miesiąc, w ostatnim momencie przypomina sobie o dodatkowych fakturach… To problemy, z jakimi biura rachunkowe borykają się na co dzień. Oczywiście wiele z nich jest regulowanych przez umowy, a dokładnie zawarte tam zasady dostarczania dokumentów do księgowego. Oczywiście najlepiej taką umowę wypracować razem z klientem – niech zaproponuje swój pomysł na dostarczanie faktur, a także graniczny termin, czyli do kiedy dokumenty do księgowego dostarczy ostatecznie.
Najczęściej w takich umowach podawany jest 10. dzień kolejnego miesiąca – to dość bezpieczny termin, który bierze także pod uwagę przygotowanie dokumentów do biura rachunkowego przez przedsiębiorcę. Choć samo przygotowanie dokumentów to już inny temat. Księgowi często skarżą się, że faktury trafiają do nich w podobnej formie od wszystkich klientów. Chodzi oczywiście o słynne dokumenty w reklamówce. Oczywiście nikt nie wymaga, aby faktury były spakowane - każda osobno – w foliowe koszulki, ale zasady dostarczania dokumentów do księgowego powinny także zawierać sposób ich przygotowania.
Czy możliwe jest dostarczanie dokumentów bez wychodzenia z domu?
Jak się okazuje, dostarczanie dokumentów do księgowej w oparciu o nowe technologie, jest zdecydowanie mniej skomplikowane dla każdej ze stron. Tak naprawdę spisując zasady dostarczania dokumentów do księgowego wystarczy wówczas zaznaczyć, że przedsiębiorca powinien regularnie robić… zdjęcia smartfonem i wysyłać je do biura rachunkowego. Tak naprawdę na tym właśnie opiera się dostarczanie dokumentów do księgowej pracującej w oparciu o nowe technologie.
Tak działa na przykład program dla biur rachunkowych
Taxomatic. Dzięki technologii online, na której opiera się ten program
księgowy, przedsiębiorca może w ogóle nie spotykać się z księgową. Dostarczanie
dokumentów bez wychodzenia z domu opiera się na wspomnianej wysyłce zdjęć.
Przedsiębiorca dostając fakturę fotografuje ją smartfonem i przesyła – MMS-em,
albo e-mailem – do biura rachunkowego. Jeśli wystawia fakturę w programie do księgowości
Taxomatic to ta z kolei automatycznie księguje się w systemie. Dzięki temu
przedsiębiorca nie musi pamiętać o zbieraniu dokumentów, a księgowa nie ma już
problemu, że klient nie dostarcza dokumentów na czas.
Do kiedy dokumenty do księgowego?
Co więcej – jeśli przedsiębiorca będzie to robił regularnie,
to po pierwsze może zapomnieć o tym do kiedy dokumenty do księgowego muszą
trafić ostatecznie, aby zostały zaksięgowane, a do tego dostaje niezwykle
przydatną informację. Chodzi o prognozę podatku, którą program do księgowości
Taxomatic generuje na podstawie wprowadzanych dokumentów.
Przede wszystkim jednak pamiętajmy, że korzystanie z takiego
rozwiązania pozwala przedsiębiorcy na dostarczanie dokumentów bez wychodzenia z
domu. Nie trzeba marnować czasu na dojazd do księgowego i – co ważne w
momencie, w którym tak wiele mówi się o ograniczeniu kontaktów z innymi osobami
ze względu na zagrożenie koronawirusem – nie trzeba odwiedzać biura. Te same
zalety dotyczą księgowego – zamiast dostawać dokumenty w reklamówce otrzymuje
je uporządkowane w formie elektronicznej, a do tego nie musi osobiście
przyjmować ich od przedsiębiorcy albo jego pracowników.
To tylko niektóre z wielu zalet, jakie ma program do
księgowości Taxomatic.